Od trzynastu lat mamy w Polsce możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej, czyli e-faktur. Jakie dane muszą znaleźć się na e-fakturze, jak ją wystawić i co jeszcze musisz wiedzieć, jeśli zdecydujesz się na wystawianie faktur w tej formie? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Co to jest e-faktura?

Faktura elektroniczna (e-faktura) to inaczej faktura dostarczona do odbiorcy w formie elektronicznej, czyli np. wysłana mailem, poprzez komunikator internetowy czy udostępniona w panelu klienta sklepu internetowego, do samodzielnego pobrania.

Co do zawartości, e-faktura nie różni się niczym od faktury papierowej. Na każdej fakturze, którą wystawia przedsiębiorca, musi się znaleźć:

• oznaczenie „Faktura”
• numer faktury (można przyjąć numerację roczną lub numerację miesięczną, jak Ci wygodnie)
• pełna nazwa naszej firmy, NIP oraz dokładny adres wraz z kodem pocztowym
• nazwa lub imię i nazwisko kupującego, a także jego dokładny adres. Jeśli kupującym nie jest osoba fizyczna lub rolnik, na fakturze wpisujemy także NIP odbiorcy
• data wystawienia faktury oraz data sprzedaży, jeśli jest inna od daty wystawienia faktury
• nazwa towaru lub usługi, których dotyczy faktura
• jednostka miary oraz ilość towarów lub usług (czyli np.: „szt.” – to jednostka miary, a „5” – czyli 5 sztuk towarów obejmuje faktura)
• cena jednostkowa netto (czyli bez podatku VAT)
• stawka podatku
• wartość towarów lub usług netto (czyli cena jednostkowa pomnożona przez ilość)
• stawka podatku do zapłacenia z całej faktury z podziałem na poszczególne stawki VAT
• wartość brutto do zapłacenia, czyli wartość należności netto + wartość podatku VAT

Można, ale nie trzeba, dopisać też na fakturze:

• termin i sposób zapłaty (np. 15.03.2018, przelew)
• numer konta bankowego

Zwykle te informacje znajdują się na fakturach elektronicznych, bo najczęściej opłacane są one przelewem, więc dla wygody obu stron, łatwiej dodać do faktury numer konta, niż dopisywać go potem kontrahentowi mailem.

Nie trzeba natomiast faktury elektronicznej (ani papierowej) podpisywać. Warto natomiast pamiętać, że faktura, wysłana do kontrahenta, powinna być zapisana w pliku PDF, tak żeby druga strona nie mogła wprowadzić na fakturze żadnych zmian.

Jak wystawić fakturę? 3 sposoby, które to ułatwią

Jak widzisz, tych obowiązkowych informacji na fakturze musi być sporo, ale nie ma się czego bać, bo nie trzeba za każdym razem ręcznie ich wpisywać. Znam przynajmniej trzy sposoby, dzięki którym wystawianie faktur to będzie bułka z masłem 😊

1. Arkusz Excela

Nie jest to najwygodniejszy sposób na świecie, ale wspominam o nim dlatego, że może się sprawdzić w awaryjnych sytuacjach (np. gdy nie masz internetu, a chcesz wystawić fakturę klientowi, u którego właśnie jesteś i dać mu ją na pendrive).

Ten sposób będzie wymagał od Ciebie trochę pracy na początku, bo trzeba będzie przygotować własny wzór faktury, ale kiedy już taki formularz sobie opracujesz, przy kolejnym wystawianiu faktur wystarczy uzupełnić go o dane klienta i liczbę sprzedawanych produktów.

Pamiętaj, żeby fakturę wystawioną w Excelu zapisać jako plik PDF, a nie XML, jak zwykle zapisuje się arkusze przygotowane w tym programie.

2. Narzędzie do wystawiania faktur zintegrowane z kontem bankowym

To opcja dla osób, które lubią łatwe i kompleksowe rozwiązania. Wystarczy założyć darmowe konto dla firm w banku ING, żeby otrzymać dostęp do narzędzia ING Księgowość (również darmowego).

Jedną z wielu funkcji tego narzędzia jest właśnie możliwość wystawiania e-faktur. Przed pierwszą fakturą trzeba wprowadzić do systemu dane wystawcy faktury, ustalić numerację, wprowadzić numer rachunku bankowego. Można również dodać swoje logo, które pojawi się na fakturach, ustalić domyślny termin płatności, a nawet szablony przypomnień, jakie będą wysyłane do kontrahentów, którzy spóźniają się z opłaceniem faktury.

Gdy dane mamy już wprowadzone, można przestępować do wystawienia faktury. System pozwala nam na wystawienie kilku rodzajów faktur (faktura sprzedaży, proforma, zaliczkowa i korekta faktury sprzedaży). Można wprowadzić dane kontrahenta ręcznie lub wpisać tylko jego NIP i odnaleźć dane w GUS-ie (system sam je uzupełni).

Można także – co szczególnie mi się podoba – wystawić za jednym razem fakturę dla kilku klientów. To przyda się firmie, która sprzedaje abonamenty na swoje usługi czy produkty i co miesiąc wystawia podobne faktury wielu klientom. ING Księgowość pozwala również na wystawianie faktur cyklicznych (w określonym czasie i dla wybranych klientów), więc tak naprawdę sporą część procesu wystawiania faktury możemy zautomatyzować.

Ale to nie koniec zalet narzędzia ING Księgowość. Gdy już wystawimy dokumenty sprzedaży, możemy zajrzeć do raportów i wyświetlić np. raport sprzedaży dla danego miesiąca albo raport przychodów i kosztów. Raporty te szczególnie przydadzą się firmom, które nie korzystają z usług biura rachunkowego lub chcą ułatwić życie księgowej i dać jej dostęp do swojego ING Księgowość.

Więcej informacji o ING Księgowość znajdziesz tutaj: https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy

3. Narzędzie online do wystawiania faktur

Na polskim rynku jest kilka podobnych narzędzi, dzięki którym można szybko wystawiać faktury. Niektóre są darmowe, inne pozwalają na wystawienie np. 10 faktur w miesiącu za darmo, potem pobierają niewielką opłatę miesięczną lub roczną.

Zaletą korzystania z systemów do wystawiania faktur online (zarówno tych zintegrowanych z kontem bankowym, jak ING Księgowość, jak i osobnych, dedykowanych aplikacji) jest to, że są to narzędzia działające przez internet, a dostęp do nich mamy z każdego miejsca, często także z komórki. To oznacza, że nie musisz otwierać swojego komputera, żeby wystawić fakturę, wystarczy, że możesz zalogować się do swojego narzędzia online. W każdej chwili masz też podgląd wcześniejszych faktur, możesz coś wydrukować lub przesłać ponownie, jeśli klient o to poprosi. No i oczywiście oprogramowanie do wystawiania faktur domyślnie zapisuje faktury w plikach PDF. Można je drukować lub od razu wysyłać e-mailem do kontrahenta.

Co jeszcze warto wiedzieć o e-fakturach?

E-faktury, tak jak faktury papierowe, trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za ten rok. Można je przechowywać w formie elektronicznej lub wydrukować i przechowywać na papierze.

Wspomniałam już o tym, że nie trzeba e-faktur podpisywać, ale za to nasz kontrahent musi zgodzić się na wystawienie mu faktury elektronicznej, a nie papierowej. Zgodę można uzyskać mailowo, przez telefon, poprzez formularz zamówienia w sklepie internetowym, w którym kupujący zaznaczy odpowiednie pole. Ale w praktyce najczęściej domyślnie wysyłamy kontrahentom e-faktury zamiast papierowych, tym bardziej, jeśli jesteśmy firmą, która działa w internecie. Tak jest szybciej, taniej i bardziej ekologicznie, niż drukować faktury i wysyłać je tradycyjnym listem. Jeśli kontrahent taką fakturę opłaci, możemy potraktować to jako zgodę na dostarczanie e-faktur.

Właściwie odkąd sama prowadzę firmę, spotkałam się z dwoma przypadkami, w których kontrahenci wysyłają faktury pocztą tradycyjną. Robiła tak… Poczta Polska (jeśli nie wypełnisz stosownego formularza, w którym prosisz o e-faktury) oraz jedna z firm hostingowych. Nie spotkałam się za to nigdy z klientem, który wymagałby, żeby fakturę za usługi lub produkty wysłać mu na papierze.

Jak widać e-faktura na dobre zadomowiła się już w Polsce i coraz mniej osób dziwi się, że nie dostaje papierowej wersji tego dokumentu.

(współpraca)