Zanim zaczęliśmy szukać biura do wynajęcia, myślałam, że to będzie prosta sprawa – zadzwonimy w kilka miejsc, obejrzymy, podpiszemy umowę i w tydzień sprawa będzie załatwiona. Ale tak łatwo nie było.

Po co w ogóle nam biuro?

Biuro wynajęliśmy z trzech powodów. Po pierwsze – potrzebujemy rąk do pracy. Na razie jednego pracownika, ale myślę, że to się szybko zmieni. Jeśli zamówienia w sklepie będą spływały w takim tempie jak teraz, to na pewno się szybko zmieni 🙂

Po drugie: coraz trudniej jest pomieścić się w domu ze wszystkim, co jest związane z naszymi biznesami. Dwa biurka i krzesła to jeszcze nic. Mamy trochę sprzętu foto (prawdę mówiąc, mamy go coraz więcej, a mam powoli dość upychania statywów i lamp po kątach), mamy też trochę akcesoriów, które sprzedajemy i trochę książek. Cały towar jest w magazynie, a w domu mamy po jednej sztuce wszystkiego, ale to i tak oznacza, że kilka szafek przeznaczonych jest tylko na to.

No i po trzecie: potrzebuję jakiejś zmiany. Tyle lat już pracuję w domu (od 2011 roku), że naprawdę chętnie na jakiś czas z niego wyjdę. Nie chodzi nawet o towarzystwo innych ludzi, ale o to, że zmiana miejsca pracy wpływa zawsze na mnie motywująco i od razu lepiej mi się pracuje. Dotychczas te zmiany polegały na przestawianiu mebli i zamienianiu się pokojami (raz ja pracuję w sypialni, a mąż w salonie, potem odwrotnie), ale już chciałabym z tego domu wyjść z pracą. Nie mówię, że na zawsze.

W idealnym planie dobrze by było poukładać sklep tak, żeby nie wymagał naszej stałej obecności i nadzorowania pracy naszych współpracowników. Plan ambitny, wiem, ale wierzę, że może się udać.

Jakiego biura szukaliśmy?

Myślałam sobie tak (naiwnie, przyznaję): skoro we dwójkę mieszkamy i pracujemy w mieszkaniu ok. 60 metrów, to jak wynajmiemy biuro powiedzmy 20 czy 25 metrów dla trzech osób to będzie OK. Ale okazało się, że nie do końca 🙂 Są przepisy BHP, które regulują, jaką powierzchnię biura trzeba mieć, jeśli ma się pracowników. Dotarłam do sprzecznych informacji – raz, że potrzebne jest 13 m kwadratowych na osobę, drugi raz, że 8.

Ostatecznie szukaliśmy miejsca ok. 35-40 metrów. Tak, żebyśmy mogli pracować w 3-4 osoby. Braliśmy pod uwagę takie lokale, w których był jeden większy pokój lub dwa mniejsze, takie po kilkanaście metrów.

Co do lokalizacji: ważne było dla nas, żeby do biura nie trzeba było się przebijać przez całe miasto i żeby dojeżdżała tam jakaś sensowna komunikacja miejska (najlepiej coś bezpośredniego spod naszego domu, wiadomo ;)).

To, co jeszcze było dla nas istotne to piętro (trzecie bez windy odpadało, wystarczy, że w domu mam trzecie bez windy ;)), a także stan, w jakim to biuro jest. Chciałam, żeby było ładne, co tu dużo mówić. Czyste ściany, podłoga, to taka podstawa, ale liczyło się też, jak wyglądają tzw. „części wspólne”, czyli łazienka i aneks kuchenny. Chcę czuć się dobrze w miejscu, w którym mam spędzać kilka godzin dziennie, więc oszczędzanie kilku (no dobra, bardziej kilkuset) złotych i wynajmowanie nory nie wchodziło w grę (a nory też były w ofertach).

Biuro dla małej firmy – na co zwrócić uwagę?

Poza tym, o czym już wspomniałam, czyli metrażem, dopasowanym do liczby pracowników, przekonaliśmy się, że przy poszukiwaniu biura trzeba zwrócić uwagę też na:

• miejsce do parkowania (czy jest parking przy budynku, czy jest płatny i ile?)
• ochronę, alarmy (czy budynek jest chroniony, czy są jakieś zabezpieczenia przed kradzieżą?)
• na którą stronę wychodzą okna i jak wygląda sprawa ogrzewania
• czy jest kaucja (zwykle jest) i w jakiej wysokości (może być np. miesięczny czynsz lub trzymiesięczny)
• czy jest aneks kuchenny i co się w nim znajduje (lodówka, mikrofalówka, zlew – w większości biur były, jeśli w ogóle był aneks)
• czy są osobne opłaty za tzw. „części wspólne” – czasem wynajmujący doliczają do podstawowej powierzchni jeszcze 15-20 za te części wspólne i niestety czynsz za biuro znacznie wzrasta
• jak rozliczany jest prąd, woda – czasem ryczałtem za lokal, czasem od osoby, a czasem jest to jedna z góry ustalona kwota
• jaki jest termin wypowiedzenia
• czy w biurze jest klimatyzacja (w naszym szczęśliwie jest)
• kto ma biura obok (oglądaliśmy jedno w sąsiedztwie szkoły muzycznej – mogło być kłopotliwie, jeśli chciałabym nagrywać coś w biurze)
• czy po rozwiązaniu umowy trzeba będzie odświeżyć biuro i w jakim stopniu (różne są zapisy w umowach)
• czy w lokalu można podłączyć internet i jakiego operatora
• które to piętro i czy jest winda
• od kiedy jest dostępne (niektóre lokale, które oglądaliśmy, wymagały odświeżenia, inne wręcz dokończenia, gdzieś jeszcze ktoś stawiał ściankę działową i wydzielał mniejsze lokale z większego pomieszczenia).

Co poszło nie tak?

Napisałam we wstępie, że nie było tak łatwo, jak się spodziewaliśmy. Obejrzeliśmy kilkanaście biur, nie wszystkie były dostępne w ogłoszeniach w internecie, do niektórych dotarliśmy po prostu jeżdżąc po mieście i patrząc, gdzie są ogłoszenia o biurach na wynajem.

Tak naprawdę podpisaliśmy umowę dopiero w trzecim biurze, na które się zdecydowaliśmy. W poprzednich dwóch napotkaliśmy spore problemy na etapie podpisywania umowy i poczuliśmy się trochę, jakby ktoś chciał nas oszukać.

Jeden z właścicieli ustalił stawkę za metr kwadratowy biura (wszyscy tak liczą czynsz wynajmu), a do umowy wpisał powierzchnię biura X. Gdy zmierzyliśmy biuro (wraz z właścicielem), okazało się, że metrów jest o 7,5 mniej niż wskazywała umowa. Różnica w cenie byłaby ok. 200 złotych, więc naturalne mi się wydawało, że w umowie metry zostaną skorygowane i będziemy podpisywać umowę na lokal o takiej powierzchni, jaka jest w rzeczywistości. Właściciel stwierdził, że owszem, może zmienić metraż w umowie, ale wtedy podniesie stawkę za metr, bo hajs musi się zgadzać.

W drugim przypadku było niewiele lepiej. Właścicielka z każdym kontaktem miała inne zdanie. Najpierw stwierdziła, że opłaty wynoszą X i nie ma dodatkowych opłat za części wspólne. Potem, że są dodatkowe opłaty. Potem jednak się z nich wycofała, ale za to dorzuciła do umowy kaucję za dodatkowe dwa miesiące (z jednomiesięcznej zrobiła się trzymiesięczna). I jeszcze inne dodatkowe zapisy, w związku z czym każda rozmowa z nią wyglądała inaczej niż poprzednia. Odechciało nam się robić interesy z obydwoma właścicielami i szukaliśmy kolejnej opcji. Na szczęście udało się znaleźć – nieco dalej od domu niż poprzednie biura, ale za to za trochę niższą stawkę i w naprawdę ładnym miejscu.

Ostatecznie mamy całkiem duże, 35-metrowe biuro w biurowcu na I piętrze, z klimatyzacją, fajnym aneksem kuchennym do dyspozycji, parkingiem pod biurem w dobrej cenie i całodobową ochroną. Pozostaje tylko urządzić je po swojemu i zabierać się do pracy 🙂 Teraz szukam inspiracji jeśli chodzi o urządzenie biura. Jeśli macie jakieś podpowiedzi, coś się u Was sprawdziło, a coś nie, macie linki do ciekawych rozwiązań – dajcie znać.