Opłacanie wielu faktur jednym przelewem, monity wysyłane do zalegających z płatnością klientów prosto z systemu do fakturowania, analiza płynności finansowej – to tylko niektóre funkcje nowego systemu dla małych i średnich firm, o którym chciałabym dzisiaj opowiedzieć.

Formalności związane z prowadzeniem firmy odstraszają od jej założenia niejednego freelancera i kandydata na przedsiębiorcę. Tak naprawdę jednak nie ma się czego bać, bo w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej stosuje się uproszczoną księgowość i znam osoby, które nie korzystają z pomocy biura księgowego, tylko rozliczają się samodzielnie. Na rynku są aplikacje i rozwiązania, które pomagają małym firmom w prowadzeniu księgowości. Jednym z nich jest mKsięgowość, która pojawiła się właśnie w mBanku.

W mKsięgowości, czyli systemie łączącym obsługę księgową firmy z rachunkiem bankowym, mamy wszystko to, co jest nam potrzebne do zarządzania finansami naszej firmy, a więc:

• Możliwość szybkiego wystawiania faktur (przy stałych klientach wystarczy skopiować dane z poprzedniej faktury i zmienić kwotę), które dodatkowo można od razu wysłać mailem z systemu do klienta. W systemie faktury będą od razu zaksięgowane i poukładane datami.
• Możliwość księgowania faktur kosztowych – i to nie tylko tych, które mamy już w formie elektronicznej, ale też faktur zeskanowanych i dodanych do systemu. Opłacić faktury kosztowe można też od razu za pomocą kilku kliknięć, ale to oczywiste, w końcu jesteśmy zalogowani na swoim rachunku bankowym J Ciekawym rozwiązaniem jest to, że wszystkie te faktury możemy razem „dodać do koszyka” i jeśli mamy wystarczająco dużo środków na rachunku, opłacić je naraz, a nie każdą z osobna. To spore ułatwienie, bo dzięki temu zamiast płacić faktury od razu (wtedy, gdy przyjdą) i tracić czas na wiele przelewów, można zrobić to hurtowo np. raz w tygodniu.
• Automatyczne oznaczanie, które faktury zostały zapłacone przez naszych klientów, a które jeszcze czekają na wpłatę. Wszystkie niezapłacone faktury można wyświetlić w jednym miejscu, dzięki temu mamy obraz tego, ile jeszcze środków wpłynie na konto z wystawionych faktur. I – co podoba mi się najbardziej – możliwość wysyłania monitów w formie SMS-a czy maila do klienta, który zalega z płatnością faktury. To też robi się jednym kliknięciem!
• Prognoza kwoty podatków do zapłaty. To bardzo, ale to bardzo przydatna funkcja. Często małe firmy, zwłaszcza na początku działalności mają problem z płynnością dlatego, że nie odkładają części przychodów z faktur od razu na podatek dochodowy i podatek VAT, który z każdej faktury będzie trzeba zapłacić. Gdy przychodzi do wykonania przelewu do Urzędu Skarbowego, okazuje się, że na koncie nie ma wystarczających środków. mKsięgowość od razu wyświetla nam prognozowaną kwotę podatków i składek (VAT, PIT, ZUS), dzięki czemu można sobie łatwo policzyć ile tak naprawdę środków mamy wolnych na firmowym rachunku.
• Automatyczne generowanie deklaracji do urzędów, które mogą być od razu wysyłane mailem.
• Powiadomienia, które podpowiadają użytkownikowi, co ma robić – np. przypominają o zbliżającym się terminie zapłacenia składki ZUS czy podatku VAT, o zalegających fakturach do opłacenia i o konieczności ponaglenia niepłacącego klienta.
• Ciekawą opcją jest też analiza płynności finansowej i analiza zwyczajów klientów, jeśli chodzi o opłacanie faktur. System sam wskaże najbardziej prawdopodobny termin opłacenia faktury na podstawie tego, czy klient zwykle płaci terminowo czy się spóźnia. To też opcja, która trochę zwalnia nas z myślenia i kombinowania – czy wystarczy na wszystkie wydatki, czy pieniądze od klienta przyjdą w terminie?

Tych funkcji jest więcej, wymieniłam tylko te, które moim zdaniem będą się najczęściej przydawać i najwięcej ułatwią jeśli chodzi o zarządzanie firmowymi finansami i prowadzenie dokumentacji księgowej.

Dla kogo jest mKsięgowość?

Z nowego systemu mBanku mogą skorzystać małe i średnie firmy, które prowadzą uproszczoną księgowość (czyli spółka z o.o. nie skorzysta, ale już jednoosobowa działalność – jak najbardziej). Usługa oferowana jest w trzech pakietach, dla przedsiębiorców o różnych potrzebach:

• Bezpłatna wersja („Start”) dla tych, którzy zdecydowali, że sami będą zajmować się swoją księgowością, nie potrzebują na co dzień wsparcia „żywej księgowej”. To dobre rozwiązanie zwłaszcza dla tych właścicieli firm, którzy do tej pory radzili sobie bez obsługi zewnętrznego biura rachunkowego, mają mało kosztów i klientów (jak np. lekarze na własnej działalności ale bez własnej praktyki) albo… ich działalność polega właśnie na prowadzeniu obsługi księgowej innych firm. Podoba mi się, że w tym bezpłatnym pakiecie, jeśli mimo wszystko będziemy potrzebować sprawdzenia, czy dobrze wystawiliśmy faktury i rozliczyliśmy wszystko jak trzeba, można skorzystać ze sprawdzania księgowań przez profesjonalną księgową, płacąc za takie sprawdzenie 50 zł. To może się przydać szczególnie na początku, gdy jeszcze nie wiemy, czy na pewno wszystko dobrze „ogarniamy” jeśli chodzi o formalności.
• Pakiet „Komfort” (150 zł miesięcznie) – tu poza dostępem do serwisu mamy też wsparcie profesjonalnej księgowej, która może w naszym imieniu odpowiedzieć np. na pytania z ZUS-u i US. To ona także przesyła w naszym imieniu deklaracje do urzędów i przygotowuje przelewy za podatki (mBank współpracuje tu ze start-upem SuperKsięgowa).
• Pakiet „Premium” (300 zł miesięcznie) zapewnia kompleksową obsługę profesjonalnej księgowej. W tej wersji system pozwala na wysyłanie monitów do naszych dłużników, przypomni nam także o brakujących fakturach (jeśli zwykle księgujemy fakturę za internet, a w danym miesiącu jej brakuje, system zapyta dlaczego).

Według mnie mKsięgowość może być szczególnie przydatna wszystkim początkującym w biznesie, którzy szukają oszczędności gdzie się da, nie chcą płacić za obsługę księgową, a jednocześnie chcą mieć wszystko pod kontrolą i nauczyć się samodzielnie prowadzić dokumentację firmy i wszystkie rozliczenia. No i dzięki temu, że faktury mamy w tym samym miejscu, w którym mamy pieniądze i możemy od razu robić przelewy, sprawdzać, czy klienci zapłacili itp. oszczędza nam przynajmniej ze 3 godziny w miesiącu 😉

(współpraca)