Prowadzenie firmy do najłatwiejszych nie należy, tym bardziej, że to coś, czego nie uczą w szkole i musimy nauczyć się sami. Uczymy się więc metodą prób i błędów lub podpatrując rozwiązania, jakie stosują u siebie w firmach inni.

Jeśli też szukasz rozwiązań, które ułatwią Ci prowadzenie firmy, dobrze trafiłeś. Podrzucam kilka pomysłów – niektóre można wprowadzić od zaraz.

1. Outsourcing, czyli przekazywanie niektórych zadań innym wykonawcom.

W małych firmach to może się bardzo opłacać i nie tylko ułatwić prowadzenie działalności, ale i zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy. Najprostszym przykładem, z którego korzysta duża część jednoosobowych działalności są usługi księgowe. Zapłacenie miesięcznej stawki za pomoc księgowej po prostu bardziej się opłaca niż zatrudnienie księgowej na stałe.

Ale outsourcować można wiele innych zadań. Sklep internetowy może nawiązać współpracę z firmą logistyczną, która będzie magazynować i wysyłać towar do klientów (sama korzystam z tego rozwiązania i sprawdza się świetnie), freelancer może zlecić komuś reklamę swojej działalności, a mała firma np. rekrutację nowego pracownika czy pozyskiwanie klientów poprzez telemarketing.

2. Wystawianie faktur bezpośrednio z konta bankowego.

Takie rozwiązanie oferuje ING. Wystarczy otworzyć u nich konto firmowe (Konto Direct dla Firmy), żeby otrzymać dostęp do platformy księgowej. Tam można wystawiać faktury, które będą gromadzone w jednym miejscu i będzie je można wysłać w jednym mailu do księgowej. System przypomni też o fakturach do zapłacenia (wystarczy zrobić zdjęcie faktury przez aplikację mobilną), a ponieważ jest zintegrowany z kontem bankowych, opłacenie faktury zajmie kilka chwil.

Zobacz, jak to działa:

Księgowość ING to tylko jedna z zalet darmowego Konta Direct dla Firm. O innych można przeczytać na stronie: https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy

3. Automatyzacja powtarzalnych procesów.

Brzmi tajemniczo, ale w rzeczywistości w wielu firmach, nawet małych, są procesy, które co jakiś czas się powtarzają. Takie, które zajmują czas, chociaż mogłyby zachodzić automatycznie. Na przykład: prowadzisz salon kosmetyczny, a Twoi klienci mogą umawiać się na wizytę telefonicznie bądź przez internet. Przed wizytą warto im przypomnieć godzinę i dzień wizyty, żeby na pewno stawili się na czas. Zamiast wysyłać powiadomienia ręcznie, można skorzystać z systemu, który automatycznie wysyła SMS-y na podany przez klienta numer.

Albo inny przykład: współpracujesz na stałe z firmą, która świadczy usługi kurierskie. Co miesiąc dostajesz fakturę do zapłacenia. Zamiast płacić ją „ręcznie”, możesz ustawić polecenie zapłaty, które spowoduje, że pieniądze na pokrycie należności same zostaną przesłane do określonego kontrahenta. W podobny sposób można automatyzować płatności za usługi abonamentowe (wystarczy podpiąć kartę płatniczą i pozwolić na pobieranie co miesiąc opłaty np. za oprogramowanie, z którego korzystasz w firmie).

4. Odkładanie pieniędzy na podatki na osobne subkonto

Dwudziesty piąty dzień każdego miesiąca – to ten dzień, kiedy przedsiębiorcy, płacący podatek VAT, z drżącym sercem czekają na wieści od księgowej. Ile tym razem trzeba będzie zapłacić podatku? Czy na firmowym koncie jest jeszcze odpowiednia kwota?

Nasz system podatkowy skonstruowany jest niestety tak, że gdy sprzedasz produkt czy usługę pierwszego lutego, to VAT od tej transakcji będziesz musiał zapłacić dopiero przed 25 marca (jeśli rozliczasz VAT miesięcznie, a nie kwartalnie). To sporo czasu i łatwo pogubić się w tym, ile pieniędzy trzeba mieć zarezerwowane na podatki w danym miesiącu.

Żeby sobie ułatwić zarządzanie firmowymi pieniędzmi, dobrze jest po każdej transakcji (lub po każdym dniu, jeśli transakcji w ciągu dnia jest wiele), odkładać określoną kwotę od razu na specjalne subkonto. Jeśli w ten sposób zabezpieczysz VAT z każdego zakupu oraz przewidywany podatek dochodowy, nie będziesz musiał martwić się, czy na firmowym koncie wystarczy środków, gdy przyjdzie do płacenia podatków.

5. Najpierw szukaj gotowca

Prowadząc firmę przez ponad 5 lat przekonałam się, że właściwie nie mam takich potrzeb, do których nie dałoby się znaleźć gotowych rozwiązań, narzędzi, szablonów, systemów, które w mgnieniu oka załatwią to, co wymagałoby wielu godzin pracy. Przykłady? Proszę bardzo:

• chcesz otworzyć sklep internetowy? Możesz zatrudnić fachowca, który stworzy dla Ciebie dedykowaną platformę w kilka tygodni, lub w kilkanaście minut kupić gotowe rozwiązanie i postawić sklep jeszcze tego samego dnia.
• chcesz przygotować ładny dokument czy grafikę (prezentację w Power Poincie, wizytówkę, ulotkę, plakat)? Możesz zlecić to grafikowi, spędzić sam nad projektem wiele godzin lub kupić gotowy, piękny szablon, który wypełnisz swoją treścią.
• chcesz przerobić zdjęcia w Photoshopie albo zrobić z gotowej grafiki makietę? Kup gotowe presety (czyli filtry) do swojego programu graficznego zamiast samodzielnie edytować zdjęcia lub mockupy, dzięki którym np. okładka książki zamieni się w trójwymiarowy obrazek, wyglądający jak zdjęcie stojącej książki.
• chcesz mieć w jednym miejscu zebraną bazę klientów? Nie próbuj nawet robić tego w Excelu, poszukaj systemu CRM, który działa online. Dzięki niemu będziesz mógł zalogować się do swojej bazy klientów nawet z komórki.
• chcesz szybko planować działania marketingowe swojej firmy w mediach społecznościowych? Są narzędzia, dzięki którym nie musisz publikować postów codziennie, możesz zaplanować całą komunikację na kilka dni do przodu. Dzięki nim zajmujesz się tym tylko raz na jakiś czas i nie musisz codziennie o tym pamiętać.

Takie przykłady można mnożyć. W sieci znajdziesz rozwiązania wielu problemów i całe mnóstwo gotowych (także darmowych) materiałów, które można wykorzystać podczas prowadzenia firmy. Zdjęcia, muzyka, filmy, szablony, oprogramowanie, aplikacje na telefon – to wszystko usprawnia prowadzenie biznesu. Zanim więc zdecydujesz się zatrudnić kogoś, kto wykona dla Ciebie jakieś zadanie lub sam poświęcisz czas na jego wykonanie, zastanów się, czy nie da się znaleźć gotowca, którego można użyć od ręki.

(współpraca)