Trwają zapisy na tegoroczną edycję Załóż Sklep. Zamknięcie o 24:00 w niedzielę 20 czerwca

5 prostych sposobów, które ułatwią prowadzenie firmy

utworzone przez | Sty 29, 2018 | Prowadzenie firmy | 17 Komentarze

Prowadzenie firmy do najłatwiejszych nie należy, tym bardziej, że to coś, czego nie uczą w szkole i musimy nauczyć się sami. Uczymy się więc metodą prób i błędów lub podpatrując rozwiązania, jakie stosują u siebie w firmach inni.

Jeśli też szukasz rozwiązań, które ułatwią Ci prowadzenie firmy, dobrze trafiłeś. Podrzucam kilka pomysłów – niektóre można wprowadzić od zaraz.

1. Outsourcing, czyli przekazywanie niektórych zadań innym wykonawcom.

W małych firmach to może się bardzo opłacać i nie tylko ułatwić prowadzenie działalności, ale i zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy. Najprostszym przykładem, z którego korzysta duża część jednoosobowych działalności są usługi księgowe. Zapłacenie miesięcznej stawki za pomoc księgowej po prostu bardziej się opłaca niż zatrudnienie księgowej na stałe.

Ale outsourcować można wiele innych zadań. Sklep internetowy może nawiązać współpracę z firmą logistyczną, która będzie magazynować i wysyłać towar do klientów (sama korzystam z tego rozwiązania i sprawdza się świetnie), freelancer może zlecić komuś reklamę swojej działalności, a mała firma np. rekrutację nowego pracownika czy pozyskiwanie klientów poprzez telemarketing.

2. Wystawianie faktur bezpośrednio z konta bankowego.

Takie rozwiązanie oferuje ING. Wystarczy otworzyć u nich konto firmowe (Konto Direct dla Firmy), żeby otrzymać dostęp do platformy księgowej. Tam można wystawiać faktury, które będą gromadzone w jednym miejscu i będzie je można wysłać w jednym mailu do księgowej. System przypomni też o fakturach do zapłacenia (wystarczy zrobić zdjęcie faktury przez aplikację mobilną), a ponieważ jest zintegrowany z kontem bankowych, opłacenie faktury zajmie kilka chwil.

Zobacz, jak to działa:

 

Księgowość ING to tylko jedna z zalet darmowego Konta Direct dla Firm. O innych można przeczytać na stronie: https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy

3. Automatyzacja powtarzalnych procesów.

Brzmi tajemniczo, ale w rzeczywistości w wielu firmach, nawet małych, są procesy, które co jakiś czas się powtarzają. Takie, które zajmują czas, chociaż mogłyby zachodzić automatycznie. Na przykład: prowadzisz salon kosmetyczny, a Twoi klienci mogą umawiać się na wizytę telefonicznie bądź przez internet. Przed wizytą warto im przypomnieć godzinę i dzień wizyty, żeby na pewno stawili się na czas. Zamiast wysyłać powiadomienia ręcznie, można skorzystać z systemu, który automatycznie wysyła SMS-y na podany przez klienta numer.

Albo inny przykład: współpracujesz na stałe z firmą, która świadczy usługi kurierskie. Co miesiąc dostajesz fakturę do zapłacenia. Zamiast płacić ją „ręcznie”, możesz ustawić polecenie zapłaty, które spowoduje, że pieniądze na pokrycie należności same zostaną przesłane do określonego kontrahenta. W podobny sposób można automatyzować płatności za usługi abonamentowe (wystarczy podpiąć kartę płatniczą i pozwolić na pobieranie co miesiąc opłaty np. za oprogramowanie, z którego korzystasz w firmie).

4. Odkładanie pieniędzy na podatki na osobne subkonto

Dwudziesty piąty dzień każdego miesiąca – to ten dzień, kiedy przedsiębiorcy, płacący podatek VAT, z drżącym sercem czekają na wieści od księgowej. Ile tym razem trzeba będzie zapłacić podatku? Czy na firmowym koncie jest jeszcze odpowiednia kwota?

Nasz system podatkowy skonstruowany jest niestety tak, że gdy sprzedasz produkt czy usługę pierwszego lutego, to VAT od tej transakcji będziesz musiał zapłacić dopiero przed 25 marca (jeśli rozliczasz VAT miesięcznie, a nie kwartalnie). To sporo czasu i łatwo pogubić się w tym, ile pieniędzy trzeba mieć zarezerwowane na podatki w danym miesiącu.

Żeby sobie ułatwić zarządzanie firmowymi pieniędzmi, dobrze jest po każdej transakcji (lub po każdym dniu, jeśli transakcji w ciągu dnia jest wiele), odkładać określoną kwotę od razu na specjalne subkonto. Jeśli w ten sposób zabezpieczysz VAT z każdego zakupu oraz przewidywany podatek dochodowy, nie będziesz musiał martwić się, czy na firmowym koncie wystarczy środków, gdy przyjdzie do płacenia podatków.

5. Najpierw szukaj gotowca

Prowadząc firmę przez ponad 5 lat przekonałam się, że właściwie nie mam takich potrzeb, do których nie dałoby się znaleźć gotowych rozwiązań, narzędzi, szablonów, systemów, które w mgnieniu oka załatwią to, co wymagałoby wielu godzin pracy. Przykłady? Proszę bardzo:

  • chcesz otworzyć sklep internetowy? Możesz zatrudnić fachowca, który stworzy dla Ciebie dedykowaną platformę w kilka tygodni, lub w kilkanaście minut kupić gotowe rozwiązanie i postawić sklep jeszcze tego samego dnia.
  • chcesz przygotować ładny dokument czy grafikę (prezentację w Power Poincie, wizytówkę, ulotkę, plakat)? Możesz zlecić to grafikowi, spędzić sam nad projektem wiele godzin lub kupić gotowy, piękny szablon, który wypełnisz swoją treścią.
  • chcesz przerobić zdjęcia w Photoshopie albo zrobić z gotowej grafiki makietę? Kup gotowe presety (czyli filtry) do swojego programu graficznego zamiast samodzielnie edytować zdjęcia lub mockupy, dzięki którym np. okładka książki zamieni się w trójwymiarowy obrazek, wyglądający jak zdjęcie stojącej książki.
  • chcesz mieć w jednym miejscu zebraną bazę klientów? Nie próbuj nawet robić tego w Excelu, poszukaj systemu CRM, który działa online. Dzięki niemu będziesz mógł zalogować się do swojej bazy klientów nawet z komórki.
  • chcesz szybko planować działania marketingowe swojej firmy w mediach społecznościowych? Są narzędzia, dzięki którym nie musisz publikować postów codziennie, możesz zaplanować całą komunikację na kilka dni do przodu. Dzięki nim zajmujesz się tym tylko raz na jakiś czas i nie musisz codziennie o tym pamiętać.

Takie przykłady można mnożyć. W sieci znajdziesz rozwiązania wielu problemów i całe mnóstwo gotowych (także darmowych) materiałów, które można wykorzystać podczas prowadzenia firmy. Zdjęcia, muzyka, filmy, szablony, oprogramowanie, aplikacje na telefon – to wszystko usprawnia prowadzenie biznesu. Zanim więc zdecydujesz się zatrudnić kogoś, kto wykona dla Ciebie jakieś zadanie lub sam poświęcisz czas na jego wykonanie, zastanów się, czy nie da się znaleźć gotowca, którego można użyć od ręki.

(współpraca)
Advertisement







Czy marzysz o założeniu
sklepu internetowego?

Jest na to idealny moment:
  • jeśli zaczniesz teraz, to Twój sklep może zacząć zarabiać już pod koniec wakacji
  • e-commerce w Polsce w ciągu ostatniego roku eksplodował, ale będzie coraz trudniej zacząć
  • lato jest okresem zastoju dla większości branż i najlepszym czasem na zmiany

Możesz zrobić to samemu lub skorzystać z mojego programu, do którego właśnie trwają zapisy. Wtedy wspomogę Cię w całym procesie, dzięki czemu zrobisz to sprawnie i skutecznie, unikając setek błędów. Poniżej dowiesz się szczegółów na temat programu.

Zapisy do programu zamkną się o godzinie 24:00 w niedzielę 20 czerwca

Zdjęcie Agnieszki Skupieńskiej
Agnieszka Skupieńska

Z wykształcenia polonistka, ale nigdy nie pracowałam w szkole. Jako freelancerka zaczęłam pracować w 2009 roku, pisząc teksty na zlecenie. Teraz uczę innych, jak zarabiać, nie wychodząc z domu. Mam też swój sklep internetowy, w którym można kupić akcesoria barmańskie.
Sprawdziłam, że praca w domu może być sposobem na życie. I to na całkiem niezłym poziomie 🙂

Subscribe
Powiadom o
guest
17 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Mariusz Kobak
3 lat temu

W moim przypadku z outsourcowaniem bywa różnie. Teraz już trzeciej osobie zlecam napisanie prostego tekstu na 1000 słów po polsku i już kolejny raz dostaję kopię z angielsko-języcznej strony przetłumaczoną nieudolnie przez translator. Mojemu zleceniobiorcy nie chce się nawet poprawić tekstu, żeby stylistycznie i gramatycznie dobrze wyglądał. Korzystam z fiverra, może w tym tkwi problem.

Agnieszka jakie inne strony polecasz gdzie mogę zamówić tekst na bloga i nie muszę ciągle odfiltrowywać dostawców?

Krzysztof Pindel
3 lat temu

Jestem zwolennikiem wielu udogodnień i automatyzacji jednak punkt 4 może sprawić więcej problemów niż pożytku. Dochodzi dodatkowa czynność w postaci przelewów po wpłatach z faktur. Miesiąc mija szybko, a sumowanie podatków kwot nie jest na pewno najmilszą czynnością na koniec dnia pracy ( nie wspominając o odliczeniach za zakupy firmowe).

Ania Ulanicka
3 lat temu

Jak dla mnie jednym z ważniejszych ostatnio stało się to, o czym piszesz w ostatnim punkcie – planowanie treści na media społecznościowe. Do tej pory robiłam to spontanicznie, ale przy kilku fejsbukowych i instagramowych kontach nie sposób robić tego z dnia na dzień. I mimo że przygotowanie takiego tygodnia z góry czasami jest naprawdę męczące i głowa mi po tym wybucha, to jednak jest to również jedyny sposób, aby zadbać o regularność w moim przypadku, co dla reklamy moich usług ma duże znaczenie. 😉
No i równie dobrze można to zastosować także podczas pisania postów blogowych hurtem, z wyprzedzeniem!

Krzysztof Kowalski
3 lat temu

Cześć, Agnieszko! Dziękuję za kolejny newsletter i dawkę przydatnej wiedzy. Od kilku miesięcy przygotowuję się do założenia DG (planuję listopad, bo jeszcze mieszkam za granicą), dlatego z chęcią czytam wszelkie takie wpisy, żeby być dobrze przygotowanym do ruszenia pełną parą. Chciałem nawiązać do ostatniego podpunktu punktu 5. To było moje tegoroczne odkrycie. Tzn. pierwsze odkrycie to kalendarz Google, w którym planuję teraz cotygodniowe posty na FB i Insta i drugie, to opcja zaplanowania daty publikacji posta na Facebooku. Przecież to jest tak proste i przydatne, że aż wstyd, że o tym nie wiedziałem! Dzięki temu mogę usiąść raz (ok, dwa… Czytaj więcej »

Kamila Majewska
Kamila Majewska
3 lat temu

Zgadzam się, szczególnie co do outsourcingu. Warto czasami zainwestować i zlecić niektóre zadania specjalistom, zwłaszcza w zakresie marketingu i reklamy. Ja zdecydowałam się na współpracę z agencją reklamową (była to agencja Tech-Media, którą z czystym sumieniem mogę polecić)

Szymon Owedyk
2 lat temu

Z ciekawych rozwiązań zawsze warto korzystać. Prowadzenie firmy to ciągła optymalizacja kosztów, czasu itp. Życzę powodzenia wszystkim właścicielom firm. Ja już niedługo ponownie wracam na freelancing, po 2 latach prowadzenia firmy. I przygotuję z czasem zestawienie, co jest lepsze, choć już przypuszczam, co 🙂

Maryla Szarczyk
Maryla Szarczyk
2 lat temu

Outsourcing jest świetnym wyjściem. Tego czego nie musimy robić, warto zlecić. Chociaż nie moge się zebrać dla oddania w pełni księgowości w czyjeś ręce. Mam chmurę faktur i wystawiam w niej wszystkie faktury on line, wgrywam faktury kosztowe do chmury i moge wysyłać wszystko na bieżąco do ksiegowej.

Mateusz Uldynowicz
Mateusz Uldynowicz
2 lat temu

Również jestem za outsourcingiem. Po pierwsze, zaoszczędza się czas, a po drugie nie można znać się na wszystkim. Lepiej jest skupić się na własnym biznesie, a to co można to zlecić zewnętrznym podmiotom. Outsourcing nie musi być drogi.

Janek
8 miesięcy temu

Bardzo istotne jest obecnie posiadanie w firmie prawnika, który uczestniczy w posiedzeniach zarządu, czynnie doradza i szuka rozwiązań. Brak odpowiednio kompetentnych osób może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla całego biznesu.