Zakładając działalność będziesz pewnie zastanawiał się, czy być vatowcem i kiedy to może Ci się opłacać. Na przykładach postaram się to krótko wytłumaczyć.

Początkujący przedsiębiorca musi podjąć kilka ważnych decyzji, gdy zakłada firmę – przeczytaj o nich w artykule: Założenie firmy – jakie decyzje trzeba podjąć. To, czy płacić podatek VAT jest jedną z nich i najlepiej podjąć ją od razu przy otwieraniu własnej firmy. Warto wiedzieć, że małe firmy, które nie osiągnęły 150 tysięcy złotych przychodu nie muszą płacić VAT-u.

Czy warto być vatowcem mając małą firmę?

VAT to jakby nie patrzeć podatek, a bycie vatowcem to nałożenie na siebie dobrowolnie tego podatku. Ale to może się opłacać – nasza dwuosobowa rodzinna firma jest płatnikiem VAT, mimo że nie osiągamy tak dużych dochodów i nie musielibyśmy go płacić. Bycie vatowcem opłaca się kiedy dużo inwestujemy, czyli kupujemy towary i usługi, które obciążone są podatkiem VAT nie opłaca zaś wówczas, gdy pracujemy dla klientów, którzy podatku VAT nie płacą.

Przypadek 1 – dużo inwestujesz

W tym pierwszym przypadku płacąc VAT możemy trochę oszczędzić. Spójrzmy na kalkulacje:

• powiedzmy, że jestem vatowcem, zarobiłam na ostatnim zleceniu 1000 zł netto czyli 1230 brutto. Z tego muszę zapłacić VAT do urzędu: 230 zł, czyli 23%.
• z pozostałej kwoty płacę podatek dochodowy (powiedzmy, że rozliczam się według skali, czyli jest to 18%). Zostaje 820 zł.
• w tym samym miesiącu chcę jednak trochę zainwestować, więc kupuję nową drukarkę. Kosztuje mnie ona 369 zł, z tego 69 zł to VAT. Kupuję ją w sklepie, płacę te 369 zł, ale za to 69 zł mogę sobie odliczyć od podatku VAT, który mam do zapłacenia w urzędzie. Czyli nie zanoszę urzędnikom 230 zł, tylko 161 z mojej faktury za zlecenie. Pozostałe 300 zł wpisuję sobie w koszty, obniżając podatek dochodowy do zapłacenia, ale to bym zrobiła także nie będąc płatnikiem VAT. Czyli podatku dochodowego płacę nie 180 zł, jak wyliczyłam wyżej, ale 126.
• Z 1230 zł, które zarobiłam, po opłaceniu podatków i zakupie drukarki zostaje mi 574.

A teraz załóżmy, że nie jestem płatnikiem VAT, nie mogę więc wystawić faktury VAT, tylko rachunek, na którym kwota netto=brutto.

• wystawiam rachunek na 1000 zł, z czego mam do zapłacenia podatek dochodowy, czyli zostałoby 820 zł, gdybym nie zrobiła żadnych inwestycji. Na razie wszystko wygląda tak samo.
• idę do Media Markt po moją drukarkę. Płacę 369 zł, wliczam to w koszty (kwotę brutto jako podatnik zwolniony z podatku VAT), czyli zostaje 631 zł, od których zapłacę 18% podatku. Zostanie mi 517,42 zł.

Jaki z tego wniosek? Ano taki, że drukarka kupowana przez podatnika VAT jest tańsza niż drukarka kupowana przez przedsiębiorcę, który płatnikiem VAT nie jest. Zanim założyłam firmę długo nie mogłam tego zrozumieć, dlaczego dla przedsiębiorców liczy się zawsze kwota netto, przecież i tak muszą komuś zapłacić kwotę brutto – np. za drukarkę w sklepie. Ale prawda jest taka, że ten VAT tak czy tak musisz komuś zanieść – albo do urzędu skarbowego (jeśli nie masz inwestycji), albo do sklepu (jeśli coś kupujesz), więc w ogóle go nie uwzględniasz w swoich kalkulacjach, gdy zastanawiasz się, ile masz w tym miesiącu pieniędzy na koncie. Ja zwykle VAT odciągałam na osobne subkonto (pisałam o tym kiedyś w poście Jak zarządzać finansami w jednoosobowej firmie).

Podsumowując tę część – jeśli dużo kupujesz, masz dużo faktur miesięcznie, to opłaca Ci się być vatowcem, bo wtedy na każdym zakupie sporo oszczędzasz.

Przypadek 2 – Twoi klienci są nie są vatowcami

Wtedy, gdy Twoi klienci to np. osoby prywatne albo inni nie-vatowcy, bycie vatowcem się nie opłaca. Ty do faktury musisz doliczyć VAT, a to sprawia, że klient za Twoje usługi płaci więcej, bo nie może niczego sobie odliczyć. Taki klient może wybrać innego kontrahenta, który nie jest vatowcem, więc ma niższe ceny. Zobaczmy znowu symulację:

• jestem vatowcem, chcę zarobić 1000 zł netto i nie mam żadnych kosztów związanych z tym zarobkiem (nie jest to sprzedaż czegoś, co musiałam wcześniej kupić), więc wystawiam fakturę na 1230 zł.
  • mój klient jest vatowcem, więc płaci mi 1230 zł, ale VAT sobie odlicza, więc moja usługa kosztuje go tak naprawdę 1000 zł, który jeszcze wrzuca w koszty, więc obniża swój podatek dochodowy do zapłacenia. A zatem moja usługa faktycznie kosztuje go 820 zł (jeśli płaci podatku 18%).
  • mój klient nie jest vatowcem, płaci mi 1230 zł, które wlicza w koszty. Tu analogiczna sytuacja jak w przypadku zakupu drukarki – gdy jest vatowcem, moja usługa jest dla niego tańsza niż wtedy, gdy nie jest płatnikiem podatku VAT. Moja usługa kosztuje go zatem 1008,60 zł.
• nie jestem vatowcem, chcę zarobić 1000 zł netto, więc wystawiam rachunek na 1000 zł.
  • mój klient jest vatowcem – z mojego rachunku podatku VAT sobie nie odliczy, więc tylko wpisuje go w koszty. Czyli moja usługa kosztuje go 820 zł.
  • mój klient nie jest vatowcem – płaci mi 1000 zł, wrzuca w koszty, więc obniża swój podatek dochodowy, a zatem moja usługa kosztuje go 820 zł, tak jak klienta-vatowca.

Sytuacja zaczyna się komplikować, gdy żeby zarobić, muszę najpierw coś kupić i nie jestem vatowcem – bo od zakupów nie odliczam podatku VAT, a zatem coś kosztuje mnie znacznie drożej niż vatowca. A więc muszę ustalić wysoką cenę sprzedaży, żeby zarobić te 1000 zł. A klient vatowiec, nie dość, że musi tę wysoką cenę zapłacić, to jeszcze nie może odliczyć sobie VAT-u. Szybka kalkulacja:

• jestem vatowcem, kupuję części do statków kosmicznych z 23% VAT. Jedna kosztuje mnie 1000 złotych + VAT, czyli 1230 zł. Na każdej chcę zarobić kilka stówek (a co, w końcu to części do statków kosmicznych!), więc sprzedaję je po 2000 zł netto + 460 zł VAT. VAT od razu odprowadzam, zostaje mi 1000 zł, z czego płacę jeszcze podatek dochodowy, czyli zostaje 820 zł.
• nie jestem vatowcem, kupuję te same części za 1230 zł i sprzedaję za 2460 zł. Po opłaceniu podatku dochodowego zostaje mi 1008 zł. Pozornie – super, większy zarobek. Ale może się okazać, że klientów nie będzie, bo z punktu widzenia klienta wygląda to tak: (klient myśli) kupuję od vatowca za 2000 netto lub kupuję u nie-vatowca za 2460 zł netto (bo netto=brutto). To do kogo pójdzie na zakupy? Nawet jeśli ja, sprzedawca, dam cenę o 200 zł niższą, żeby go skusić, to zarobię tyle, ile vatowiec, a mój klient nadal będzie ok 200 zł do tyłu. Nic więc dziwnego, że klientom vatowcom bardziej opłaca się robić interesy z innymi vatowcami.

Czy warto być vatowcem – podsumowanie

Podsumowując: zanim podejmiesz decyzję co do tego, czy dobrowolnie płacić podatek VAT czy też nie, zastanów się przede wszystkim nad tym, ile masz kosztów miesięcznie. Jeśli to tylko telefon – oszczędności będą niewielkie. Ale jeśli kupujesz coś i sprzedajesz, a na zakupione towary dostajesz fakturę VAT – może się okazać, że bycie płatnikiem podatku VAT pozwoli Ci zaoszczędzić spore kwoty. Popatrz też na to, dla jakich klientów będziesz pracował. Jeśli Twoja firma będzie świadczyć np. usługi sprzątania mieszkań, to raczej nie będziesz wystawiał faktur VAT, bo nie będzie komu. Ale jeśli będziesz sprzątał biurowce – raczej spotkasz klientów, którzy VAT płacą, a wtedy bycie vatowcem może być Twoim atutem.

Na koniec jeszcze kilka ważnych informacji, dotyczących podatku VAT:

• żeby zostać vatowcem trzeba w urzędzie skarbowym złożyć deklarację VAT-R. Na dobry początek urząd skasuje nas za to opłatą 170 zł.
• deklarację VAT-R trzeba złożyć także wówczas, gdy przekroczymy limit dochodów rocznie 150 tysięcy złotych – wtedy tracimy zwolnienie z płacenia podatku VAT i nie ma przebacz 🙂
• do obliczenia podatku, jaki masz do zapłacenia musisz mieć ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. Kwota do zapłaty to suma VAT-u z faktur przychodowych pomniejszona o VAT z faktur kosztowych (czyli każdy zakup potwierdzony fakturą VAT pomniejsza Twój VAT do zapłaty).
• podatek płacimy do 25. dnia każdego miesiąca w urzędzie skarbowym odpowiednim dla miejsca wykonywania działalności.

A jak to jest u mnie?

Jestem vatowcem, bo moja działalność opiera się głównie na pisaniu tekstów na zamówienie, a moi klienci zwykle też mają działalności i płacą podatek VAT. Poza tym dzięki temu oszczędzam na kosztach – nie są to może duże kwoty, ale spora sumka się uzbiera. Co miesiąc dwa telefony, internet, materiały eksploatacyjne do drukarki (odkąd otworzyłam swój sklep internetowy drukuję więcej niż zwykle). Dodatkowo wszystkie sprzęty i książki, domeny i serwery, księgowość, a teraz także produkty do sprzedaży w sklepie. Miesięcznie nie ma tego dużo – czasem 150, czasem 300 zł, czasem 500 – ale zawsze to trochę złotówek w kieszeni.

Ponieważ ja od zawsze jestem vatowcem, nie wiem z własnego doświadczenia jak firmy, które są płatnikami VAT podchodzą do kontrahentów, którzy nie są. Czy nie będąc vatowcami spotykacie się z firmami, które „kręcą nosem”, jak dostają tylko rachunek, a nie fakturę? Czy wykorzystujecie to niepłacenie VAT-u i konkurujecie ceną z vatowcami czy może wystawiacie rachunki na takie kwoty, jakie wystawiają vatowcy? Ciekawa jestem, jak to wygląda z drugiej perspektywy 🙂