Prowadzenie własnej firmy to nieustanne uczenie się nowych rzeczy. Mnie bez przerwy coś zaskakuje – a to coś wpisuje się w koszty inaczej niż sądziłam, a to okazuje się, że kasa fiskalna wcale nie jest potrzebna przy sprzedaży w internecie, choć wydawało mi się, że będzie niezbędna… No ale nie wszystkiego można nauczyć się od razu, nie wszystko też trzeba wiedzieć, bo nie z każdą sytuacją będziemy mieć podczas prowadzenia firmy do czynienia.

Dzisiaj o takich kilku sprawach, o których nikt mi nie powiedział jak zakładałam firmę, a z perspektywy czasu uważam, że takie informacje mogą się przydać.

1. Nie wszystko można brać na fakturę i nie wszystko opłaca się brać na fakturę

Najprościej mówiąc, na fakturę bierzemy tylko to, co jest faktycznie kosztem naszej firmy, bo faktura jest nam potrzebna po to, żeby wydatek w te koszty wpisać. Ale nie wszystko warto kupować na fakturę. Po pierwsze dlatego, że czasem biura rachunkowe mają jakieś pakiety cenowe – że do iluś faktur księgowość kosztuje np. 100 zł, a powyżej iluś – 200 zł. Jak przekroczymy tę magiczną granicę, może się okazać, że zapłaciliśmy o 100 zł więcej za księgowość, żeby w koszty wpisać jeden znaczek na list.

Ale powód może być jeszcze jeden. Jeśli kupujemy coś jako firma to nie jesteśmy konsumentem, a więc nie mają w stosunku do nas zastosowania przepisy, które chronią konsumentów (np. prawo zwrotu bez podania przyczyny przy zakupach w internecie). Może się też okazać, że gwarancja, która normalnie jest dołączona do zakupu (np. sprzętu elektronicznego) działa w ograniczonym zakresie (np. krócej) gdy kupującym jest firma. Miałam sama taki przypadek przy zakupie aparatu fotograficznego – mimo że przyszedł uszkodzony i nie było to uszkodzenie mechaniczne, a błąd oprogramowania, sprzedawca robił ogromne problemy żeby aparat zwrócić, bo kupiony był na firmę.

Przeczytałam gdzieś taką mądrą radę – najpierw kupić, sprawdzić czy wszystko ok, a potem poprosić o fakturę. Nie wiem czy wszystkie firmy by nam taką fakturę po czasie wystawiły, ale warto to rozważyć.

2. Rozdzielenie prywatnej kasy i odkładanie na podatki to połowa sukcesu

O tej zasadzie zarządzania firmowymi wydatkami już pisałam, ale przypomnę: z każdej faktury przychodowej odkładaj OD RAZU kwotę VAT-u i kwotę podatku dochodowego, który będziesz musiał od tej faktury zapłacić. Ja miałam zawsze do tego osobne subkonto i tam od razu przelewałam całą kwotę. Dopiero reszta jest Twoja, tymi pieniędzmi możesz dysponować. W przeciwnym razie gdy przyjdzie do płacenia podatków będziesz niemile zaskoczony, bo pieniądze już wydane i nie ma z czego zrobić przelewu do urzędu skarbowego.

3. Pilnuj papierów, umów, faktur, najlepiej systematycznie. Sprawdzaj czy dane na fakturze się zgadzają przed wyjściem ze sklepu

Z systematycznością zawsze miałam problemy, ale prawda jest taka, że jak się od razu nie trzyma w dokumentacji porządku, to potem jest trudno wszystko uporządkować. Ja na przykład mam kilka beznadziejnych nawyków – gdy przychodzi wypełniony formularz zamówienia na zlecenie od klienta, nigdy nie zapisuję go od razu do odpowiedniego folderu, a potem jak mi jest potrzebny – muszę przeszukiwać całą skrzynkę odbiorczą. Albo: w folderach na dysku mam koszmarny bałagan i nie pamiętam gdzie aktualnie zapisałam wzór umowy i muszę szukać dłuższą chwilę zanim znajdę. Faktury kosztowe opłacam w terminie, a jakże, ale nie zawsze pamiętam, żeby je od razu zapisać na dysku w folderze, którego zawartość wysyłam potem do księgowej.

I jeszcze jedna rada związana z fakturami: zawsze od razu po otrzymaniu faktury w sklepie sprawdź NIP i poprawność wszystkich danych. Jeśli nie będą się zgadzać, a odkryjesz to dopiero w domu, może już Ci się nie chcieć wracać po fakturę.

4. Planuj wszystkie wydatki i wydawaj pieniądze mądrze, zwłaszcza na początku

To taki typowy błąd początkującego, który chciałby mieć od razu wszystko – firmowe logo, wizytówki, papier z logo, długopisy, koszulki. No dobra, tylko po co logo jednoosobowej firmie remontowej, która reklamuje się tylko reklamę bezpośrednią z ust do ust? A po co koszulka komuś, kto pracuje wyłącznie przez internet? Ja na przykład do tej pory nie mam wizytówek. Są mi potrzebne tak rzadko, że nie chce mi się zajmować ich projektowaniem i drukowaniem.

5. ZUS i podatki to rzecz święta – płać je zawsze w terminie

Nieterminowe przelewy do ZUS-u mogą spowodować wiele kłopotów. Po pierwsze – stracisz ubezpieczenie zdrowotne. Nawet jeśli jakimś cudem masz dodatkowe ubezpieczenie w jakiejś prywatnej przychodni, to pamiętaj, że dzięki ubezpieczeniu w ZUS masz też tańsze leki, a gdyby trzeba było Cię operować, prywatna klinika nie da Ci takiej możliwości (poczytaj więcej w tekście Też wierzysz w te bzdury o ubezpieczeniu zdrowotnym?).

Po drugie – ZUS może zająć majątek dłużnika, jeśli ten ma zaległości. Pamiętaj, że jeżeli masz jednoosobową działalność, odpowiadasz za swoje zobowiązania całym swoim majątkiem, czyli mieszkaniem, samochodem, nawet jeśli masz je do spółki z małżonkiem. ZUS może także zająć stan Twojego konta, żeby odzyskać dług. Nic przyjemnego, więc lepiej stosować się do punktu 2 i od razu odkładać na podatki.

Te 5 finansowych porad to taka pierwsza lekcja, dla kogoś, kto chce założyć swoją firmę lub już to zrobił i boi się, że nie ogarnie sam wszystkich spraw związanych z finansami.

A do finansowych rad dołożyłabym jeszcze jedną, równie ważną: nigdy nie słuchaj rad osób, które nie osiągnęły tego, co Ty chcesz osiągnąć, nie robią tego, co Ty chcesz robić. Nie ma nic gorszego niż radzenie się ludzi, którzy zupełnie nie znają się na branży albo branie sobie do serca uwag wszystkich członków rodziny, którzy (nie zawsze z dobrego serca) zasypują nas radami. Każdy ma takiego wujka, ciocię, babcię czy dalszego znajomego, który na wieść o tym, że zakładasz firmę będzie Ci udzielać dziesiątek złotych rad w stylu: na początku najważniejsza jest dobra prezencja, musisz zainwestować w wynajęcie biura w dobrej lokalizacji. Albo: reklama się nie liczy, jak masz dobre usługi to ludzie sami się o tobie dowiedzą. Albo: od razu zatrudnij dobrego handlowca, płać mu przynajmniej 5 tysięcy, inaczej nic nie zarobisz. Albo: podstawą jest strona internetowa, jeśli nie ma cię w internecie, to nie istniejesz, musisz mieć od razu dobrą stronę.

Czy ten wujek, dziadek, znajomy też ma firmę w twojej branży? Czy osiągnął sukces, o jakim ty marzysz? Jeśli nie, podziękuj mu za rady i patrz na nie przez palce 🙂

Co dopisalibyście do mojej listy finansowych porad dla początkujących przedsiębiorców?