Wystawienie pierwszej faktury to radość dla przedsiębiorcy, bo faktura oznacza przychód. A jak wystawić fakturę? Wbrew pozorom nie jest to trudne.

Ten wpis to część cyklu tekstów dotyczących wszystkich spraw formalnych związanych z prowadzeniem małej firmy. Partnerem merytorycznym cyklu jest mBank, który zaoferował niedawno swoim klientom innowacyjny na rynku system do prowadzenia księgowości – mKsięgowość. Więcej o tym produkcie możecie przeczytać w poście: Alternatywa dla biura rachunkowego dla freelancerów i małych firm. W ramach cyklu poruszymy takie zagadnienia jak:

Podejmując decyzję o założeniu działalności gospodarczej musimy nauczyć się kilku rzeczy, których do tej pory nie robiliśmy. Na przykład nauczyć się wystawiać faktury. Nie jest to specjalnie trudne, tym bardziej, że są dostępne programy (nawet darmowe), dzięki którym fakturę można wystawić w kilka chwil. Ale warto wiedzieć, co powinno znaleźć się na fakturach, w jakiej formie faktury można dostarczać, a także z jakimi popularnymi rodzajami faktur się spotkamy w małym biznesie.

Faktura czy rachunek? Po co je wystawiamy?

Prowadząc firmę i rozliczając się na podstawie księgi przychodów i rozchodów musimy dokumentować swoje sprzedaże i zakupy. Różnica między kwotą uzyskaną ze sprzedaży a kosztami to nasz dochód, od którego płacimy podatek dochodowy.

Żeby udokumentować sprzedaż, czyli wpisać przychód do księgi przychodów i rozchodów musimy przedstawić tak zwany dowód księgowy, czyli np. fakturę VAT, rachunek lub paragon (tych dowodów jest więcej, ale do dokumentowania przychodów tych trzech używa się najczęściej).

Kiedy wystawia się fakturę, a kiedy rachunek? To dość proste: jeśli jesteś VAT-owcem, wystawiasz fakturę VAT. Jeśli nie – wystawiasz rachunek. Trzeci dowód, czyli paragon, wystawiają ci przedsiębiorcy, którzy mają kasę fiskalną. Warto wiedzieć, że dane, które muszą znaleźć się na rachunku są takie same jak te, które muszą być na fakturze VAT, z tą różnicą, że oczywiście na rachunku nie ma stawek i kwoty podatku VAT.

Osobną kwestią jest wystawianie faktur przez firmy zwolnione z podatku VAT, ale pozwólcie, że nie będę się tu aż tak bardzo rozdrabniać, bo w większości przypadków albo wystawiamy rachunku (jeśli nie płacimy VAT-u) albo faktury VAT (jeśli go płacimy).

Co musi znaleźć się na fakturze VAT?

Wystawiając fakturę musimy na niej umieścić wszystkie określone w przepisach dane, by była ona ważna. Są to:

  • tytuł „Faktura”
  • numer kolejnej faktury (numerację przyjmujesz dowolną, ale trzeba się jej trzymać w kolejnych fakturach, np. 1/3/16; 2/3/16 dla dwóch kolejnych faktur wystawianych w marcu)
  • nazwa i dokładny adres swojej firmy
  • swój NIP
  • nazwa i dokładny adres kupującego
  • NIP kupującego (nie musi go być, jeśli wystawiamy fakturę osobie fizycznej)
  • data wystawienia faktury
  • data sprzedaży, jeśli jest różna od daty wystawienia faktury
  • nazwa towaru lub usługi, której dotyczy faktura (np. artykuł na blogu)
  • jednostka miary oraz ilość towarów (np. jednostka miary to sztuka, ilość: 1)
  • cena jednostkowa netto (czyli bez VAT)
  • stawka podatku (np. 23%)
  • wartość towarów netto (czyli cena jednostkowa pomnożona przez ilość)
  • kwotę podatku do zapłacenia od całej faktury, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT
  • wartość kwoty należnej ogółem, wraz z kwotą podatku (czyli wartość brutto do zapłaty)

Dodatkowo na fakturze można zawrzeć jeszcze informacje:

  • jaki jest sposób zapłaty (przelew, gotówka)
  • jaki jest termin zapłaty
  • numer konta bankowego do zapłaty

Co jeszcze trzeba wiedzieć o fakturach?

Kilka dodatkowych informacji, które warto znać:

  • fakturę wystawiamy w dwóch egzemplarzach – jeden zostaje u nas, drugi trafia do nabywcy usługi lub produktu
  • fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ja zwykle wystawiam faktury na początku każdego miesiąca, jednego dnia dla wszystkich klientów i wtedy zawsze wiem, kiedy kończy się termin płatności i trzeba upominać się o swoje 😉
  • fakturę można dostarczyć elektronicznie do nabywcy, ale tylko wówczas, gdy nabywca wyraża zgodę. Jeśli nie, trzeba mu dostarczyć fakturę w wersji papierowej. Musi ona być wysłana w pliku pdf (jeśli jest to wersja elektroniczna), którego odbiorca nie może zmienić.
  • faktura nie wymaga podpisu wystawiającego
  • termin płatności możesz ustalić dowolny. Ja najczęściej daję 14 dni na płatność przelewem, przy czym podając termin na fakturze lepiej zapisać konkretną datę, do jakiej płatność powinna być wykonana (np. termin płatności: 25.03.2016)
  • faktury można wystawiać w programach do wystawiania faktur, ale długo robiłam to po prostu w zwykłym arkuszu Excel, w którym stworzyłam sobie specjalną tabelkę z odpowiednimi polami.

Faktura pro forma, zaliczkowa i korygująca

Prowadząc firmę można spotkać się z kilkoma rodzajami faktur. Powiem szczerze, że przez blisko cztery lata mojej firmy chyba ani razu nie wystawiłam faktury zaliczkowej, korygującą może ze dwa razy, pro formę też ze dwa. Ale warto wiedzieć, czym to się je i kiedy te faktury mogą się przydać. Nie będę wdawać się tu w szczegóły, omówię je w kilku słowach.

  • Faktura pro forma przydaje się, kiedy chcesz poinformować klienta o cenie towaru lub usługi. Takie faktury często wystawiają mi np. dostawcy w moim sklepie internetowym. Zamawiam u nich mailowo, oni wystawiają mi pro formę, a gdy ją opłacę, wysyłają mi towar i wystawiają zwykłą fakturę. Faktura pro forma może się przydać też do rozliczeń z trudnymi klientami, którzy zwlekają z zapłatą za towar czy usługę. Na przykład sprzedajesz coś klientowi, który ma zwyczaj nie płacić na czas. Możesz wówczas posłużyć się pro formą, a dopiero gdy zapłaci – wystawić zwykłą fakturę. Pro forma różni się od zwykłej faktury tym, że nie ma na niej wszystkich danych, które muszą znaleźć się na fakturze VAT (np. brakuje Twojego NIP-u). Zwykle jest też tytuł: Faktura pro forma. O fakturze pro forma trzeba wiedzieć jeszcze, że nie jest ona dokumentem księgowym, więc nie może być uwzględniona w kosztach i przychodach firmy (to dodatkowa motywacja dla klienta, żeby zapłacił fakturę, bo tylko wówczas wystawisz mu fakturę VAT i będzie mógł wrzucić sobie wydatek w koszty).
  • Faktura zaliczkowa – jak wskazuje nazwa, przydaje się wtedy, gdy klient płaci zaliczkę przed wykonaniem zlecenia lub otrzymaniem towaru. Po zrealizowaniu całości zamówienia wystawia się fakturę końcową, a kwota na fakturze musi być pomniejszona o kwotę zaliczki.
  • Faktura korygująca – wystawiamy ja wtedy, gdy na wcześniejszej fakturze popełniliśmy błąd lub chcemy coś zmienić (na przykład klient nie jest do końca zadowolony z naszej usługi, więc oferujemy mu zniżkę, ale wystawiliśmy już fakturę na kwotę bez zniżki).

Przykłady faktur

Na zakończenie kilka przykładów: jak wygląda faktura w praktyce? Pewnie masz w domu jakąś fakturę – wystarczy, że masz telefon na abonament, kupujesz jakieś usługi w internecie (np. płacisz za serwer) – wtedy dostawca wysyła Ci co miesiąc faktury. Jeśli nie, poniżej dwa przykłady moich faktur.

Przykład 1

Przykład 2