Bank, w którym mieliśmy dotąd konto firmowe, wprowadził ostatnio niezbyt przyjemne opłaty za transakcje z podmiotami zagranicznymi (bezgotówkowe). 3% prowizji od każdej transakcji oznacza, że firmy takie jak nasza, działające dużo w internecie, więcej zapłacą np. za reklamy na Facebooku czy w Google (bo to są właśnie transakcje z zagranicą), za system do wysyłki newsletterów (mój Mailerlite jest zagraniczny), skórki do WordPressa, wtyczki i inne dodatki. Stwierdziliśmy, że to najwyższa pora, żeby zmienić bank.

Zmiana konta firmowego – gdzie trzeba podać nowy numer?

1. Urzędy

Pierwsze kroki kierujemy do urzędu skarbowego i ZUS-u. Od chwili zmiany rachunku bankowego mamy 7 dni na poinformowanie tych instytucji, że taka zmiana nastąpiła. My takie rzeczy zostawiamy księgowej, ale o ile mi wiadomo, zmiany dokonuje się poprzez aktualizację wniosku CEIDG-1.

2. Program do faktur

Na każdej naszej fakturze widnieje numer firmowego konta, więc musimy wprowadzić zmiany w programie do wystawiania faktur, żeby nasi kontrahenci robili przelewy na nowy rachunek. Dobrze jest (jeśli mamy taką możliwość) dodać na fakturze jakąś adnotację, że mamy nowy rachunek, zwłaszcza, jeśli mamy stałych klientów, którzy płacą nam co miesiąc. Oni mogą nie zauważyć zmiany rachunku i zrobić przelew, korzystając z danych, które mają już zapisane.

Można też zwrócić uwagę na nowy numer konta klientowi, gdy wręczamy mu lub wysyłamy fakturę.

3. Programy partnerskie

Zarabiamy na blogach w kilku programach partnerskich i wszędzie tam podany jest nasz numer konta. Gdy przychodzi moment wypłaty, zdarza się, że pieniądze wypłacane są automatycznie (tak jest w Google Adsense). Dlatego tam też trzeba pamiętać o aktualizacji numeru rachunku bankowego.

4. Pośrednicy płatności

Jeśli coś sprzedajesz w sieci, prawdopodobnie korzystasz z tpay, PayPala, PayU lub innego systemu, który umożliwia szybkie przelewy online. Tam także musisz zmienić numer konta, na który wypłacasz zgromadzone u pośrednika pieniądze. Może się zdarzyć, że będziesz musiał wykonać przelew weryfikacyjny z nowego konta, więc ten krok trzeba zrobić wówczas, gdy na nowym rachunku są już jakieś pieniądze.

5. Obsługa sklepu internetowego

Wszystkie książki, które kupujecie w moim sklepie lub zestawy prezentowe w sklepie z akcesoriami do drinków wysyła do Was firma, z którą współpracuję. Gdy klient wybierze pobranie, kwota pobrania trafia na konto właśnie tej firmy, a dopiero potem na moje. Dlatego tam także trzeba było zmienić numer rachunku do pobrań.

6. Firmowe maile, strona sklepu

Gdy już mowa o sklepie internetowym, tam także trzeba pamiętać o zmianie numeru rachunku. W moich sklepach nie ma opcji przelewu bezpośredniego, ale numer rachunku podaję w mailach, gdyby ktoś miał problem z wykonaniem szybkiego przelewu przez tpay. Wiadomo jak jest, czasami systemy potrafią się wieszać. Te numery kont, które podane są w mailach bądź na stronie www także trzeba zauktualizować.

7. Polecenia zapłaty

Jeśli za jakąś usługę płacisz poleceniem zapłaty (ja płacę tak np. za usługi kurierskie), to polecenia zapłaty także trzeba załatwić od nowa, w nowym banku.

O czym jeszcze pamiętać po zmianie numeru konta?

Jeżeli korzystasz z obsługi księgowej, a Twój księgowy miał dotąd dostęp do Twojego rachunku bankowego, pamiętaj, by dać mu też dostęp do nowego konta. Przydziel też dostępy tym, którzy będą ich potrzebować, by wykonywać swoją pracę.

Do nowego konta prawdopodobnie potrzebna Ci będzie karta. Na nią możesz czekać nawet 2-3 tygodnie, więc jeśli za jakieś usługi płacisz kartą (np. przez internet, ja tak płacę za Mailerlite), pamiętaj, żeby złożyć wniosek o kartę odpowiednio wcześnie i zmienić kartę wszędzie tam, gdzie była ona podpięta. U nas bank trochę dał ciała, bo nie poinformował nas, że we wniosku o kartę był jakiś błąd, wniosek odrzucił i na kartę musimy czekać dłużej, niż 2 tygodnie 🙁

Stare konto trzeba zamknąć, ale radzę to zrobić dopiero wtedy, gdy nowe będzie już aktywne i będzie można z niego normalnie korzystać.

Cała procedura przeniesienia konta bankowego i zmiany w różnych miejscach nie jest bardzo czasochłonna, ale nie da się ukryć, że im więcej różnych rzeczy robimy, tym więcej z tym zabawy. I to takiej formalno-papierkowej, a tej najbardziej nie cierpię 🙂