Założenie własnej działalności to ekscytujący moment w życiu każdego freelancera. Musisz wiedzieć, że o ile samo założenie firmy jest proste, o tyle przed założeniem musisz podjąć kilka ważnych decyzji, które będą miały potem duże znaczenie.

Jeśli wahasz się, czy to już jest ten moment, w którym warto założyć swoją firmę, zachęcam do przeczytania mojego wcześniejszego postu na ten temat: Własna firma freelancera – dlaczego warto założyć działalność? <
Oczywiście nie namawiam Cię do tego, bo to, że mi opłacało się założenie firmy nie oznacza, że i dla Ciebie ta decyzja będzie miała same plusy. Założenie firmy to poważny krok i trzeba tę decyzję dobrze przemyśleć. Chociażby ze względu na to, że jeśli zakładasz swoją pierwszą działalność gospodarczą, możesz liczyć na ulgowy ZUS przez pierwsze 24 miesiące. Jeśli wykorzystasz już tę możliwość, a firmę z jakichś względów trzeba będzie zamknąć, otwierając kolejną będziesz musiał płacić już pełny ZUS. Na kolejną ulgę będzie trzeba czekać aż 5 lat (czyli skorzystać z ulgowego ZUS-u możesz wówczas, gdy otwierasz swoją firmę po raz pierwszy od 5 lat).

Przed założeniem firmy musisz przemyśleć kilka oczywistych i mniej oczywistych aspektów działalności.

1. Forma działalności

Tę decyzję podejmuje się na samym początku, ale dla większości freelancerów sprawa jest jasna – zakładamy jednoosobową działalność gospodarczą. Ja mam obecnie spółkę z o.o., być może kiedyś napiszę dlaczego zamieniłam DG na spółkę po dwóch latach działalności.

2. Nazwa firmy

Wydaje się, że to bardzo ważny element, ale tak naprawdę musisz pamiętać, że nazwa to nie musi być marka, którą będziesz się posługiwać. Nie musi to być więc jakaś przełomowa, oryginalna, ciekawa, niebanalna nazwa. Moim zdaniem ważne, żeby była łatwa do wymówienia i zapisania ze słuchu (na przykład przez telefon) i niezbyt długa. Wykluczyłabym z tego powodu wszystkie angielskie nazwy (chyba że od razu wiesz, że będziesz działać na rynkach zagranicznych, to wiadomo). Chyba że nazwa tego, czym się zajmujesz jest powszechnie znanym zapożyczeniem (np. copywriting – nazwą firmy mogłoby być „Copywriting Anna Nowak”). Pamiętaj też, że zakładając jednoosobową działalność gospodarczą musisz do nazwy firmy dołączyć swoje imię i nazwisko. W ostateczności nazwą firmy może być tylko Twoje imię i nazwisko – tak zrobił mój kolega lekarz, którego firma nazywa się tak jak on sam.

Dobra, prosta nazwa to ta, która odzwierciedla to, czym się zajmujesz. Nasza firma nazywa się po prostu Skupieński Marketing 🙂

Zanim zarejestrujesz firmę na wybraną nazwę – skonsultuj ją z kimś. Pamiętam jak szukaliśmy nazwy dla firmy ogrodniczej mojego brata. Wpadały nam do głowy różne pomysły związane z roślinami – na przykład dobrym pomysłem początkowo wydawał się „Grab” – bo to i nazwa drzewa i grabienie liści. Tylko że grab kojarzy się też z „ograbieniem” i „grabieżą”, a to już nie najlepsze skojarzenia. Ponieważ wiedzieliśmy, że brat będzie używał nazwy firmy jako marki, zdecydowaliśmy się ostatecznie na coś innego.

Warto jeszcze sprawdzić, czy jest wolna domena związana z wymyśloną przez Ciebie nazwą i czy podobnej firmy nie ma już na rynku, w Twojej branży lub Twojej okolicy (jeśli działasz lokalnie, jak mój brat ogrodnik).

3. Adres firmy

Masz już nazwę, to teraz zastanów się na jaki adres zarejestrujesz firmę. Możesz zarejestrować ją na swój adres zameldowania. Ale jeśli jesteś „słoikiem” i mieszkasz w innym mieście – czy to na pewno dobre rozwiązanie? Na pewno zdarzy się, że będziesz musiał odbierać jakieś pisma, które będą przychodzić na adres firmy. Czasem dobrym rozwiązaniem jest założenie firmy na tzw. wirtualny adres – w dużych miastach są firmy, które za niewielką opłatą udostępniają Ci swój adres do założenia działalności.

4. Forma opodatkowania

To też jedna z ważniejszych decyzji. Wybór mamy spory:

• skala podatkowa – domyślna forma opodatkowania. Wybierając tę formę deklarujemy jednocześnie, że będziemy odprowadzać do urzędu skarbowego 18% lub 32% naszego dochodu. Ten wyższy próg osiągamy po przekroczeniu 85528 dochodu.
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w zależności od tego, jaką działalność wykonujemy, płacimy zryczałtowany podatek w wysokości (dla różnych działalności) 20%, 17%, 8,5% 5,5%, 3%. Oczywiście nie wszyscy mogą zdecydować się na tę formę opodatkowania – lista uprawnionych jest w specjalnej ustawie.
• podatek liniowy – bez względu na wysokość dochodów płacimy 19% podatku.
• karta podatkowa – tu też konieczność jest znajomość ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, bo nie wszystkie firmy mogą rozliczać się na podstawie karty podatkowej.

Nie powiem Ci, która forma opodatkowania będzie u Ciebie najkorzystniejsza – podpowie Ci to z pewnością księgowa, jeśli zamierzasz skorzystać z jej pomocy. Jeśli nie – dobrze jest porozmawiać o tym z kimś, kto zna się na prawie podatkowym. Ja korzystałam ze skali podatkowej.

5. Czy być VAT-owcem?

Trudna decyzja – zakładając działalność gospodarczą możesz zdecydować, czy chcesz być płatnikiem podatku VAT czy nie. Nie jestem doradcą podatkowym, ale z własnego doświadczenia mogę Ci powiedzieć, kiedy bycie VAT-owcem może być opłacalne: gdy jako firma dużo inwestujesz, czyli masz dużo kosztów, w których jest VAT, a także wtedy, gdy Twoi klienci są płatnikami podatku VAT. Jeśli pracujesz przeważnie dla osób fizycznych (np. świadczysz usługi ogrodnicze w domach klientów) to nie ma sensu, byś do rachunków doliczał im jeszcze VAT, lepiej wystawiać rachunki na niższą kwotę.

To oczywiście duże uproszczenie, o szczegółach dotyczących podatku trzeba rozmawiać indywidualnie w odniesieniu do konkretnego przypadku. Ja zdecydowałam się na bycie VAT-owcem, dzięki czemu trochę oszczędzam na różnych firmowych wydatkach (pisałam o tym w tekście: Kalkulator kosztów, czyli ile trzeba zarabiać, żeby to się opłaciło).

6. Jakie PKD wybrać?

Jeśli działasz w internecie, polecam Ci mój wcześniejszy tekst na ten temat: Jakie PKD wybrać do pracy w internecie. Dodam tylko, że niestety obecnie można wybrać jedynie 10 kodów PKD do swojej działalności (ja miałam do tej pory kilkanaście ;)). Choć i tak 10 to dużo, z całą pewnością uda Ci się znaleźć te najbardziej odpowiednie.

A jeśli w trakcie działalności Twojej firmy okaże się, że chcesz rozszerzyć działalność o coś, czego nie wpisałeś przy rejestracji – nic straconego, można to zawsze zmienić.

7. Czy zakładać konto firmowe?

Pytałam Was ostatnio na Facebooku o konto dla spółki z o.o. z dobrymi warunkami. Nadal nie udało mi się takiego znaleźć, ale to temat na osobny wpis. Jeśli zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą nie musisz wcale mieć konta firmowego, możesz korzystać na potrzeby firmy ze swojego prywatnego rachunku bankowego. Upewnij się tylko, że w regulaminie konta nie masz żadnych punktów, które zakazują wykorzystywania konta osobistego do prowadzenia firmy.

Czasem lepiej założyć konto firmowe, które w wielu bankach na początku przynajmniej jest zupełnie bezpłatne. Posiadanie osobnego firmowego konta ułatwia zarządzanie finansami w firmie.

8. Inne pytania, na jakie trzeba odpowiedzieć wypełniając wniosek o wpis do CEIDG

Formularz do wypełnienia przy zakładaniu działalności można sobie podejrzeć na tej stronie. Wypełniając go będziesz musiał podjąć jeszcze decyzje dotyczące:

• przewidywanej liczby pracujących i zatrudnionych
• daty rozpoczęcia działalności
• jak często będziesz płacić zaliczkę na podatek dochodowy (miesięcznie, kwartalnie?)
• rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej (księgi rachunkowe, księga przychodów i rozchodów, inne ewidencje?)
• gdzie przechowywana będzie dokumentacja rachunkowa (jeśli zatrudniasz biuro księgowe najlepiej wpisać tam jego adres)

Co jeszcze musisz wiedzieć zakładając firmę?

Zakładając swoją firmę nie potrzebujesz wcale firmowej pieczątki (choć warto ją mieć, bo niektóre firmy ciągle są w XX wieku i wymagają papierowych faktur z pieczątkami).

Przed wysłaniem wniosku koniecznie przeczytaj go kilka razy, najlepiej wydrukuj i przeczytaj wydrukowany. Nam udało się założyć spółkę, w której wpisaliśmy w danych kontaktowych, w adresie poczty elektronicznej „kantakt@” zamiast „kontakt@”. To oczywiście błąd, który ma najmniejsze konsekwencje z możliwych, po prostu trzeba było założyć dodatkową skrzynkę mailową z tym idiotycznym adresem. Co ciekawe, próbowaliśmy zmienić to przy okazji dokonywania innych zmian w danych spółki i urzędnicy nie uznali tej zmiany, tłumacząc, że nowa forma jest taka sama jak poprzednia, wpisana do dokumentów. Cóż, widać nie tylko my mamy problem z czytaniem 🙂

Ciekawa jestem co dla Was było najtrudniejsze, najbardziej zaskakujące przy zakładaniu swoich firm. A może dopiero planujecie założenie działalności?