Outsourcing – kiedy i co opłaca się zlecać innym?

utworzone przez | kwiecień 23, 2015 | Prowadzenie firmy | 13 Komentarze

Czy freelancer może zlecać coś innym freelancerom lub firmom? Kiedy to się opłaca i jak się do tego zabrać? Dzisiaj kilka słów o tym, dla kogo jest outsourcing.

Rozmawiałam ostatnio z bratem, który ma firmę ogrodniczą – świadczy usługi ogrodnicze osobom prywatnym, czasem pracuje też np. dla administracji nieruchomości. Brat pytał mnie, czy dobrze myśli, że jeśli za zlecenie od administracji dostanie dajmy na to 2 tysiące miesięcznie, a roboty będzie tyle, że wystarczy na pół etatu dla pracownika i ten pracownik zarobi 1000 złotych, to bardziej się opłaca zatrudnić takiego pracownika niż robić to zlecenie samemu. No właśnie – czy to się opłaca i kiedy się opłaca? Wbrew pozorom outsourcing to nie taka prosta sprawa. Przynajmniej dla mnie decyzja o zatrudnieniu kogoś, kto zrobi za mnie część pracy wcale nie była łatwa (przeczytaj o tym, jakie błędy w CV popełniali kandydaci, z którymi miałam do czynienia).

Co to jest outsourcing?

Używając tego paskudnego, angielskiego pojęcia (paskudnego, bo wolałabym, żeby nazywać wszystko po polsku, ale skoro nie ma polskiego odpowiednika, trudno, jakoś przecierpię) – czyli outsourcing – mam na myśli zlecanie części zadań, które jako freelancer czy osoba prowadząca małą firmę mam do wykonania. Zlecam je komuś innemu, komu za to zapłacę.

Czy outsourcing w małej firmie jest konieczny?

Prowadząc jednoosobową działalność zwykle nastawiamy się na to (przynajmniej na początku) by maksymalnie oszczędzać i ciąć koszty w firmie. Dlatego tak trudno jest czasem pogodzić się z myślą, że niektóre zadania trzeba zlecić komuś innemu. Mnie się zawsze wydawało, że sama zrobię wszystko najlepiej – może nie najszybciej, ale przecież jeśli zrobię to sama, to oszczędzę sporo pieniędzy. I w ten sposób działałam przez bardzo długi czas – sama pisałam teksty, sama stawiałam blogi na WordPressie, sama robiłam zdjęcia, sama nagrywałam i montowałam firmy. Aż przyszedł moment przełomowy w moim myśleniu. Któregoś dnia zachciało mi się zmienić logo jednego z moich blogów. Zabrałam się do tego jak do wszystkiego – sama. Program graficzny miałam, zaczęłam grzebać w temacie czcionek, bo w logo musiał być napis, a te, które były domyślne mi nie pasowały. Ściągałam po omacku jakieś czcionki z netu, kompletnie nie znając się na tym temacie. Próbowałam zrobić logo, zajęło mi to ze dwa dni, aż w końcu poległam. Efekt był kompletnie niesatysfakcjonujący. I wtedy zrozumiałam, że tak się nie da. Nie można mieć wszystkich umiejętności jednocześnie. Co więcej, nauczenie się niektórych rzeczy, które wykorzystujemy rzadko (a ja rzadko mam potrzebę zaprojektowania jakiejś grafiki) może zająć strasznie dużo czasu. A czas to pieniądz 🙂 Nie mówiąc już o tym, że nie do wszystkiego mamy talent i predyspozycje.

Od tej chwili wiem, że zlecanie niektórych zadań bywa konieczne i jeśli nawet kosztuje to więcej niż mam ochotę zapłacić, godzę się z tym, traktuję te wydatki jak inwestycje.

Kiedy nie da się obejść bez outsourcingu?

Są takie działania, zadania, których samemu nie zrobisz i nawet nie próbujesz. Podam dwa z mojego doświadczenia:

  • usługi księgowe. Moja księgowa jest niezwykle pomocna, zna odpowiedź na każde pytanie i nie dziwią jej nasze najbardziej zaskakujące pomysły. Próbując samodzielnie ogarniać sprawy księgowe tylko marnowalibyśmy czas. Są osoby, które to robią samodzielnie, ale szczerze powiedziawszy – nie wiem dlaczego.
  • usługi kurierskie. To też outsourcing, chociaż mało kto traktuje to w ten sposób. Ale przecież nie wyobrażasz sobie prowadzenia sklepu internetowego, który nie korzysta z usług firm kurierskich tylko sam właściciel dostarcza wszystkie przesyłki.

Plusy outsourcingu czyli dlaczego warto zlecić coś podwykonawcy:

  • czas, który poświęciłbyś na samodzielne zrobienie zadania możesz poświęcić na coś innego. Na samodzielne przygotowanie logo zmarnowałam mnóstwo czasu, a i tak ostatecznie musiałam je zamówić. Ten zmarnowany czas mogłam poświęcić na zrealizowanie jakiegoś zlecenia i zarobienie pieniędzy, z których część – albo nawet całość – wydałabym na logo.
  • ktoś zrobi to taniej niż Ty. Przykład mojego brata – przyjmuje zlecenia na różne mniej i bardziej skomplikowane prace ogrodnicze. Niektóre wymagają dużej wiedzy i lat doświadczeń w branży, inne – jak pielenie i koszenie trawy może wykonywać każdy. Jeśli przyjmiemy, że klient płaci stałą stawkę za godzinę, która uwzględnia doświadczenie i kompetencje (nie znam stawek w tej branży, ale powiedzmy, że jest to 30 zł za godzinę), to te łatwiejsze prace może wykonać ktoś bez kompetencji i zarobić za to 15 zł za godzinę. W tym czasie osoba z doświadczeniem może realizować inne zlecenie.
  • kupujesz doświadczenie. Odwrotna sytuacja – masz do zrobienia coś, w czym brakuje Ci doświadczenia i umiejętności. Na przykład chcesz prowadzić blog na WordPressie, ale nie umiesz go zainstalować. U mnie o techniczną stronę dba Tomek, który stawia też strony na WordPressie dla klientów, ale gdyby nie on, pewnie musielibyśmy zlecać takie prace. Podobnie jak zlecając prowadzenie księgowości kupujesz doświadczenie i wiedzę księgowej, a także – co równie ważne – fakt, że musi ona być na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach i to zwalnia Cię z konieczności obserwowania tych zmian.
  • kupujesz „dostęp” do narzędzi. Wbrew pozorom to wcale nie taki błahy plus zlecania komuś zadań. Ja swoje logo próbowałam stworzyć na darmowym GIMP-ie, ale wiadomo, że jeśli chcesz zajmować się grafiką profesjonalnie to darmowe narzędzia nie wystarczą. Kupowanie programów do każdej pierdoły, którą masz do zrobienia też nie jest najlepszym pomysłem. Zlecając komuś wykonanie jakiegoś zadania nie martwisz się o to, czy ten podwykonawca pracuje na legalnym oprogramowaniu czy nie. Dostęp do narzędzi to także powód, dla którego ludzie zlecają między innymi utrzymanie ogrodów, jeśli już tak trzymamy się tej ogrodniczej tematyki – te narzędzia to opryskiwacze, kosiarki spalinowe, piły i inne, których często się nie używa, więc kupować ich nie warto na własne potrzeby.
  • robisz sobie koszty w firmie. Czasem wskazane jest zwiększenie kosztów firmy, chociażby po to, żeby nie zapłacić podatku dochodowego. Wtedy można właśnie zlecić wykonanie czegoś jakiejś zewnętrznej firmie – np. odświeżenie firmowej strony www, okresowe sprzątanie biura,  wykonanie wizytówek itd. Dzięki temu, że taki outsourcing wpisujemy sobie w koszty, w rzeczywistości koszty usług mogą być dla nas niższe niż na to wyglądają (o tym, jak to działa w przypadku firm pisałam tutaj). Oczywiście rzadko jest tak, że outsourcing jest spowodowany tym, że ktoś szuka na gwałt kosztów, ale możliwość uwzględnienia outsourcingu w kosztach jest niewątpliwie zaletą takiego rozwiązania.

Outsourcing od kuchni, czyli jak się do tego zabrać?

Wiesz już co musisz zlecić, ale pozostaje pytanie – komu? Tu nie ma jednego dobrego rozwiązania, bo w zależności od charakteru zadania, jego rozciągłości w czasie, stopnia skomplikowania – sprawdzają się różne rozwiązania:

  • zlecenie zadania zewnętrznej firmie – świetnie sprawdza się w przypadku usług kurierskich
  • zlecenie zadania innemu freelancerowi, znalezionemu np. przez portale ze zleceniami dla freelancerów
  • poszukanie pracownika, który będzie regularnie wykonywał dla nas jakieś zlecenia w oparciu np. o umowę o dzieło

Również sposób rozliczania w różnych przypadkach będzie różny – firma może wystawić Ci fakturę lub rachunek, freelancer także, choć może się okazać, że współpracuje on jedynie w oparciu o umowy o dzieło. Jeśli sam wyszukasz pracownika, na przykład przeprowadzając rekrutację z wykorzystaniem serwisów z ogłoszeniami o pracy, także będziesz musiał podpisać z takim wykonawcą umowę.

Z pewnością nie wyczerpałam tu tematu outsourcingu, ale mam nadzieję, że przybliżyłam go choć trochę tym, którzy tak jak ja mają wyrzuty sumienia, gdy zamiast robić wszystko samemu, zlecają część prac podwykonawcom. Prawda jest taka, że jeśli chcesz się rozwijać i chcesz, żeby rozwijała się Twoja firma, to nie ma innej możliwości – doba nie jest z gumy i samemu wszystkiego nie zrobisz.

Zdjęcie Agnieszki Skupieńskiej
O autorce: Agnieszka Skupieńska

Z wykształcenia polonistka, ale nigdy nie pracowałam w szkole. Jako freelancerka zaczęłam pracować w 2009 roku, pisząc teksty na zlecenie. Teraz uczę innych, jak zarabiać, nie wychodząc z domu. Mam też swój sklep internetowy, w którym można kupić akcesoria barmańskie.
Sprawdziłam, że praca w domu może być sposobem na życie. I to na całkiem niezłym poziomie 🙂

Subscribe
Powiadom o
guest
13 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Daywithcoffee
6 lat temu

Co do usług księgowych zgadzam się w 100%, samemu po prostu szkoda czasu na zajmowanie się tym, a ktoś kto zna się na tym i „siedzi” w tym na bieżąco zrobi to o wiele szybciej i lepiej! 😉

kobieta w e-biznesie

Jestem na tak, również zleciłam projekt logo, raz miałam problem z WordPressem, pomógł mi odpłatnie informatyk, obecnie też zlecam teksty na jeden z moich blogów. Również wierzę, że to inwestycje, które rozwiną moją firmę. Zastanawiam się też nad zatrudnieniem kogoś do umycia okien, ale jakoś wpuszczać obcą osobę do domu jest mi najtrudniej. A księgowy to oczywiście jest ze mną od początku:)

Justyna
6 lat temu

Bardzo często zamawiam też teksty dla moich klientów, bo w czasie, w którym ja bym je pisała, mogę zrobić coś innego, np. ofertę, strategię, której nie zlecę. W przypadku zlecania na zewnątrz to czas jest u mnie najważniejszym argumentem. A czas, jak wiadomo, to…

BlogoFirmie
6 lat temu

Przygotowanie logotypu do mojego bloga też outsourcowałem, w ogóle się na tym nie znam, ale np. księgowość do mojej poprzedniej DG prowadziłem jeszcze jakiś czas temu sam. Robiłem to za pomocą dobrego programu do księgowości internetowej, bo chciałem samemu nauczyć się podstaw księgowości, aby zrozumieć system. Natomiast na dłuższą metę, wraz z rozwojem firmy księgowością powinien się zajmować profesjonalista.

piechota
6 lat temu

Wg mnie też najbardziej opłaca się zlecać innym zajmowanie się księgowością

Adrian Bysiak
6 lat temu

Oby więcej takich artykułów, które uświadomią społeczeństwu kilka podstawowych rzeczy. Ja zawsze tłumaczę to w jeden sposób: Skoro ja jestem grafikiem, a za wykonanie grafiki biorę 50zł (dajmy na to pracuję nad nią godzinę). Jest to złudne oszczędzanie, jeżeli nagle będę chciał sam wykonać chociażby prostą aplikację PHP, na której znam się słabo lub w ogóle. Powiedzmy, że aplikacja kosztuje 500zł – czyli 10 godzin mojej pracy. Czy jestem w stanie napisać tą aplikację w 10 godzin – zapewne nie, gdyż nie robię tego codziennie jak wspomniałaś. Czy więc oszczędzę, kiedy poświęcę 10-20, może 30 godzin na wykonywaniu aplikacji ?… Czytaj więcej »

CLS Leasing
6 lat temu

Usługi księgowe to podstawa, żeby zlecić to komuś innemu. Nawet jeśli znamy się na księgowości to nie ukrywajmy trochę czasu to zajmuje. Kurier to też rzecz oczywista. Co do zlecenia komuś innych zadań to musimy przemyśleć czy nam się to opłaca. Oczywiście nie tylko pod względem finansowym.

Odzyskiwanie danych
6 lat temu

Dobrym polskim określeniem dla outsourcingu jest podwykonawstwo. Może nie brzmi pięknie ale jest.
Gdy ma się dużo pracy, czasami warto oddać zlecenie podwykonawcy i zarobić na prowizji niż nie wziąć zlecenia wcale. Poza tym, gdy raz się odmówi klientowi przyjęcia zlecenia, to taki klient może i pewnie już nigdy nie wróci.

Magdalena Widlak Psyche Tee

Bardzo przydatny tekst. Wielu z nas na poczatku swojej drogi daje sie zlapac na ten sam haczyk zosi samosi-samemu bedzie szybciej, lepiej, profesjonalnie…i taniej! Co oczywiscie, jak sama napisalas nie jest prawda.
Druga rzecz to fakt, ze czesto nie potrafimy delegowac zadac-nie potarfimy odpuscic i dac zadanie komus innemu, bo zbiera nam to calkowita kontrole nad zadaniem…a warto sie tego delegowania nauczyc:)

Karol B24
6 lat temu

Swego czasu kiedy moja działalność skupiała się głównie na projektowaniu stron internetowych zdarzało mi się zlecać niektóre rzeczy jak grafika, animacje flash innym osobom. Niestety nie raz zdarzało się to z pewnym ryzykiem ponieważ bywało tak że dana osoba nie wywiązywała się z powierzonego zadania a zadatek przepadał i pomimo walki o zwrot jego osoba której powierzyliśmy zadanie zapadała się nagle pod ziemie. Warto więc wcześniej sprawdzić konkretną firmę czy osobę zanim powierzymy jej zadanie.