Czy freelancer może zlecać coś innym freelancerom lub firmom? Kiedy to się opłaca i jak się do tego zabrać? Dzisiaj kilka słów o tym, dla kogo jest outsourcing.

Rozmawiałam ostatnio z bratem, który ma firmę ogrodniczą – świadczy usługi ogrodnicze osobom prywatnym, czasem pracuje też np. dla administracji nieruchomości. Brat pytał mnie, czy dobrze myśli, że jeśli za zlecenie od administracji dostanie dajmy na to 2 tysiące miesięcznie, a roboty będzie tyle, że wystarczy na pół etatu dla pracownika i ten pracownik zarobi 1000 złotych, to bardziej się opłaca zatrudnić takiego pracownika niż robić to zlecenie samemu. No właśnie – czy to się opłaca i kiedy się opłaca? Wbrew pozorom outsourcing to nie taka prosta sprawa. Przynajmniej dla mnie decyzja o zatrudnieniu kogoś, kto zrobi za mnie część pracy wcale nie była łatwa (przeczytaj o tym, jakie błędy w CV popełniali kandydaci, z którymi miałam do czynienia).

Co to jest outsourcing?

Używając tego paskudnego, angielskiego pojęcia (paskudnego, bo wolałabym, żeby nazywać wszystko po polsku, ale skoro nie ma polskiego odpowiednika, trudno, jakoś przecierpię) – czyli outsourcing – mam na myśli zlecanie części zadań, które jako freelancer czy osoba prowadząca małą firmę mam do wykonania. Zlecam je komuś innemu, komu za to zapłacę.

Czy outsourcing w małej firmie jest konieczny?

Prowadząc jednoosobową działalność zwykle nastawiamy się na to (przynajmniej na początku) by maksymalnie oszczędzać i ciąć koszty w firmie. Dlatego tak trudno jest czasem pogodzić się z myślą, że niektóre zadania trzeba zlecić komuś innemu. Mnie się zawsze wydawało, że sama zrobię wszystko najlepiej – może nie najszybciej, ale przecież jeśli zrobię to sama, to oszczędzę sporo pieniędzy. I w ten sposób działałam przez bardzo długi czas – sama pisałam teksty, sama stawiałam blogi na WordPressie, sama robiłam zdjęcia, sama nagrywałam i montowałam firmy. Aż przyszedł moment przełomowy w moim myśleniu. Któregoś dnia zachciało mi się zmienić logo jednego z moich blogów. Zabrałam się do tego jak do wszystkiego – sama. Program graficzny miałam, zaczęłam grzebać w temacie czcionek, bo w logo musiał być napis, a te, które były domyślne mi nie pasowały. Ściągałam po omacku jakieś czcionki z netu, kompletnie nie znając się na tym temacie. Próbowałam zrobić logo, zajęło mi to ze dwa dni, aż w końcu poległam. Efekt był kompletnie niesatysfakcjonujący. I wtedy zrozumiałam, że tak się nie da. Nie można mieć wszystkich umiejętności jednocześnie. Co więcej, nauczenie się niektórych rzeczy, które wykorzystujemy rzadko (a ja rzadko mam potrzebę zaprojektowania jakiejś grafiki) może zająć strasznie dużo czasu. A czas to pieniądz 🙂 Nie mówiąc już o tym, że nie do wszystkiego mamy talent i predyspozycje.

Od tej chwili wiem, że zlecanie niektórych zadań bywa konieczne i jeśli nawet kosztuje to więcej niż mam ochotę zapłacić, godzę się z tym, traktuję te wydatki jak inwestycje.

Kiedy nie da się obejść bez outsourcingu?

Są takie działania, zadania, których samemu nie zrobisz i nawet nie próbujesz. Podam dwa z mojego doświadczenia:

• usługi księgowe. Moja księgowa jest niezwykle pomocna, zna odpowiedź na każde pytanie i nie dziwią jej nasze najbardziej zaskakujące pomysły. Próbując samodzielnie ogarniać sprawy księgowe tylko marnowalibyśmy czas. Są osoby, które to robią samodzielnie, ale szczerze powiedziawszy – nie wiem dlaczego.
• usługi kurierskie. To też outsourcing, chociaż mało kto traktuje to w ten sposób. Ale przecież nie wyobrażasz sobie prowadzenia sklepu internetowego, który nie korzysta z usług firm kurierskich tylko sam właściciel dostarcza wszystkie przesyłki.

Plusy outsourcingu czyli dlaczego warto zlecić coś podwykonawcy:

• czas, który poświęciłbyś na samodzielne zrobienie zadania możesz poświęcić na coś innego. Na samodzielne przygotowanie logo zmarnowałam mnóstwo czasu, a i tak ostatecznie musiałam je zamówić. Ten zmarnowany czas mogłam poświęcić na zrealizowanie jakiegoś zlecenia i zarobienie pieniędzy, z których część – albo nawet całość – wydałabym na logo.
• ktoś zrobi to taniej niż Ty. Przykład mojego brata – przyjmuje zlecenia na różne mniej i bardziej skomplikowane prace ogrodnicze. Niektóre wymagają dużej wiedzy i lat doświadczeń w branży, inne – jak pielenie i koszenie trawy może wykonywać każdy. Jeśli przyjmiemy, że klient płaci stałą stawkę za godzinę, która uwzględnia doświadczenie i kompetencje (nie znam stawek w tej branży, ale powiedzmy, że jest to 30 zł za godzinę), to te łatwiejsze prace może wykonać ktoś bez kompetencji i zarobić za to 15 zł za godzinę. W tym czasie osoba z doświadczeniem może realizować inne zlecenie.
• kupujesz doświadczenie. Odwrotna sytuacja – masz do zrobienia coś, w czym brakuje Ci doświadczenia i umiejętności. Na przykład chcesz prowadzić blog na WordPressie, ale nie umiesz go zainstalować. U mnie o techniczną stronę dba Tomek, który stawia też strony na WordPressie dla klientów, ale gdyby nie on, pewnie musielibyśmy zlecać takie prace. Podobnie jak zlecając prowadzenie księgowości kupujesz doświadczenie i wiedzę księgowej, a także – co równie ważne – fakt, że musi ona być na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach i to zwalnia Cię z konieczności obserwowania tych zmian.
• kupujesz „dostęp” do narzędzi. Wbrew pozorom to wcale nie taki błahy plus zlecania komuś zadań. Ja swoje logo próbowałam stworzyć na darmowym GIMP-ie, ale wiadomo, że jeśli chcesz zajmować się grafiką profesjonalnie to darmowe narzędzia nie wystarczą. Kupowanie programów do każdej pierdoły, którą masz do zrobienia też nie jest najlepszym pomysłem. Zlecając komuś wykonanie jakiegoś zadania nie martwisz się o to, czy ten podwykonawca pracuje na legalnym oprogramowaniu czy nie. Dostęp do narzędzi to także powód, dla którego ludzie zlecają między innymi utrzymanie ogrodów, jeśli już tak trzymamy się tej ogrodniczej tematyki – te narzędzia to opryskiwacze, kosiarki spalinowe, piły i inne, których często się nie używa, więc kupować ich nie warto na własne potrzeby.
• robisz sobie koszty w firmie. Czasem wskazane jest zwiększenie kosztów firmy, chociażby po to, żeby nie zapłacić podatku dochodowego. Wtedy można właśnie zlecić wykonanie czegoś jakiejś zewnętrznej firmie – np. odświeżenie firmowej strony www, okresowe sprzątanie biura,  wykonanie wizytówek itd. Dzięki temu, że taki outsourcing wpisujemy sobie w koszty, w rzeczywistości koszty usług mogą być dla nas niższe niż na to wyglądają (o tym, jak to działa w przypadku firm pisałam tutaj). Oczywiście rzadko jest tak, że outsourcing jest spowodowany tym, że ktoś szuka na gwałt kosztów, ale możliwość uwzględnienia outsourcingu w kosztach jest niewątpliwie zaletą takiego rozwiązania.

Outsourcing od kuchni, czyli jak się do tego zabrać?

Wiesz już co musisz zlecić, ale pozostaje pytanie – komu? Tu nie ma jednego dobrego rozwiązania, bo w zależności od charakteru zadania, jego rozciągłości w czasie, stopnia skomplikowania – sprawdzają się różne rozwiązania:

• zlecenie zadania zewnętrznej firmie – świetnie sprawdza się w przypadku usług kurierskich
• zlecenie zadania innemu freelancerowi, znalezionemu np. przez portale ze zleceniami dla freelancerów
• poszukanie pracownika, który będzie regularnie wykonywał dla nas jakieś zlecenia w oparciu np. o umowę o dzieło

Również sposób rozliczania w różnych przypadkach będzie różny – firma może wystawić Ci fakturę lub rachunek, freelancer także, choć może się okazać, że współpracuje on jedynie w oparciu o umowy o dzieło. Jeśli sam wyszukasz pracownika, na przykład przeprowadzając rekrutację z wykorzystaniem serwisów z ogłoszeniami o pracy, także będziesz musiał podpisać z takim wykonawcą umowę.

Z pewnością nie wyczerpałam tu tematu outsourcingu, ale mam nadzieję, że przybliżyłam go choć trochę tym, którzy tak jak ja mają wyrzuty sumienia, gdy zamiast robić wszystko samemu, zlecają część prac podwykonawcom. Prawda jest taka, że jeśli chcesz się rozwijać i chcesz, żeby rozwijała się Twoja firma, to nie ma innej możliwości – doba nie jest z gumy i samemu wszystkiego nie zrobisz.