Moje sprawdzone sposoby na to, żeby radzić sobie z listą zadań do wykonania, ale też na to, jak takie listy pisać.

Wśród moich najważniejszych narzędzi, z jakich korzystam w czasie pracy wymieniałam tabelkę ze zleceniami, którą sobie stworzyłam dawno temu w Excelu i która najlepiej mi się sprawdza. Ale nie samymi zleceniami człowiek żyję i czasem mam do zrobienia wiele innych rzeczy – a to coś w domu, a to zakupy, a to coś na blog – kolejny post czy przepis. Czasem naprawdę tego dużo, więc robię listę „to do”, żeby o niczym nie zapomnieć.

A właściwie dwie listy na dwa różne sposoby.

1. Sticky Notes w Windowsie

Bardzo przydatne narzędzie do robienia szybkich notatek, które zawsze są widoczne na pulpicie. Co więcej, można robić jednocześnie kilka rożnych notatek, w różnych kolorach, a gdy zamykamy system – notatki nie znikają i nie chowają się, więc po następnym włączeniu komputera dalej są otwarte i na wierzchu. Genialne rozwiązanie – żadne inne aplikacje do robienia list zadań i notatek nie sprawdzały się u mnie tak dobrze jak ta.

W Sticky Notes notuję nie tyle rzeczy, które mam do zrobienia, co jakieś konkretne wytyczne, wskazówki, jakie mogą mi się przydać przy realizacji zleceń, czasem jakiś link do strony internetowej. Notuję tu też, jakie posty muszę opublikować na blogu, a zdarza się też, że wykorzystuję Sticky Notes do zrobienia szybkich notatek – np. planu kolejnego posta na blog.

2. Lista zadań w kalendarzu

Takie listy staram się robić raz na tydzień i zapisywać, co mam do zrobienia w danym tygodniu. Dodatkowo jeśli mam dużo zadań na konkretny dzień – robię osobną listę, ale wówczas jest ona bardzo szczegółowa.

To taki mój sposób na listę „to do”, która nie zniechęca do jej realizacji. Zamiast pisać dwa czy trzy wielkie punkty, np. „napisać zaległe przepisy na blog”, rozbijam to na kilka mniejszych konkretów, np. „zgrać z aparatu zdjęcia jedzenia”, „obrobić zdjęcia pierogów na blog”, „napisać post o pierogach” itp. Zrealizowanie każdego z tych punktów zajmuje niewiele czasu – a gdy już z jakimś się uporam – wykreślam go z mojej listy. Nie zaznaczam kolorowym markerem, ale właśnie wykreślam, żeby wiedzieć, że tym punktem już nie muszę się zajmować.

Co to za różnica? Dla mnie ogromna. Jeśli na listę „to do” wpiszemy dużo małych czynności, których wykonanie nie trwa długo, lista będzie wydawała się co prawda dłuższa, ale za to szybciej będziemy mogli wykreślać po kolei kolejne pozycje. A to motywuje do dalszej pracy – gdy widzisz, że część dzisiejszych zadań jest już za tobą.

Inny motywujący trick to zaczynanie od tych zadań z listy, które zajmują najwięcej czasu. Jeśli mam na liście: wstawić pranie, podlać kwiaty, wyjść po zakupy i upiec ciasto, zabieram się najpierw za najmniej czasochłonne zajęcia – kwiaty i pranie. Gdy zrobię jedno i drugie i wykreślę je z mojej listy, będę miała wrażenie, że POŁOWA zadań na dzisiaj jest już za mną. Zwłaszcza, że tu akurat będzie to ta mniej przyjemna połowa 😉

Robienie list zadań bywa bardzo przydatne. Nie tylko dlatego, że dzięki takiej liście nic Ci nie umyka i robisz wszystko, co sobie zaplanowałeś. Mnie listy motywują do działania – jeśli mam coś zapisane, a potem mogę skreślić, to znacznie łatwiej mi się pracuje. No i nie tracę czasu na zastanawianie się, co jeszcze powinnam dziś zrobić.

A jakie są Twoje sposoby na listy zadań? Chętnie poczytam o przydatnych aplikacjach i trickach!