W małej firmie – na przykład w jednoosobowej działalności – czasem trudno jest utrzymać płynność finansową. Ale często ten brak płynności wynika z tego, że początkujący przedsiębiorca niezbyt dobrze radzi sobie z ogarnięciem spraw finansowych. Dzisiaj powiem o kilku sposobach, które mnie ułatwiły ogarnianie spraw finansowych w firmie.

Jednoosobowa działalność a konto firmowe

Na początek podstawowy dylemat – czy jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą muszę mieć konto firmowe? Czy nie mogę korzystać z mojego konta osobistego do celów firmowych? I tak i nie. W myśl prawa zakładając jednoosobową działalność nie musisz zakładać osobnego konta bankowego dla swojej firmy – nazwa Twojej firmy i tak zawiera Twoje imię i nazwisko, a jako przedsiębiorca posługujesz się tym samym NIP-em, którym posługiwałeś się wcześniej. Możesz więc nadal korzystać z tego samego rachunku bankowego, który miałeś dotąd – z niego wykonywać przelewy na ZUS i do urzędu skarbowego.

Ale tylko teoretycznie, bowiem w regulaminie wielu banków jest zapis, że konto osobiste nie może być wykorzystywane do wykonywania operacji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Gdy bank zorientuje się, że tak właśnie jest – może Ci takie konto zamknąć. To jeden z powodów, dla których prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą warto założyć osobne, firmowe konto.

Drugi powód, dla którego polecam posiadanie firmowego konta jest możliwość oddzielenia pieniędzy prywatnych od firmowych.

Jak zarządzać finansami w jednoosobowej firmie

Ktoś może sobie pomyśleć: ale po co mam oddzielać pieniądze, przecież wszystko to i tak są moje pieniądze, sam je zarobiłem i sam wydam. Owszem, trochę tak jest, ale jeśli nie oddzielisz pieniędzy firmowych od prywatnych, nie oddzielisz tego, co musisz w danym miesiącu wydać na obowiązkowe opłaty – nigdy nie będziesz wiedział, ile zostało Ci do pierwszego, ile masz oszczędności, ile możesz zainwestować, a ile wydać na życie czy na przyjemności. Dodatkowo, jeśli jesteś freelancerem albo po prostu masz nieregularne przypływy gotówki w firmie, bo czasem Twoje produkty sprzedają się lepiej, a czasem gorzej – to już w ogóle utrzymanie płynności finansowej może być trudne.

Ja radzę sobie (a raczej radziłam, bo teraz mamy spółkę z o.o., a w spółce działa się trochę inaczej) w następujący sposób:

• miałam konto firmowe, a w nim wydzielone 2 subkonta – czyli w sumie 3 konta firmowe. Na pierwsze spływały wszystkie przelewy z faktur w kwocie brutto, czyli z VAT-em.
• po otrzymaniu każdej faktury OD RAZU odciągałam z niej VAT, który trafiał na subkonto o nazwie „podatkowe” oraz 18% kwoty netto, które też trafiało na subkonto „podatkowe” – to podatek dochodowy od każdej faktury. Czyli jeśli wystawiłam klientowi fakturę na 100 zł netto, to w rzeczywistości klient przelewał 123 zł, z czego ja od razu na konto „podatkowe” przelewałam 23 zł (VAT) oraz 18 zł (podatek dochodowy). Z każdej stówki do wydania zostawało więc tylko 82 zł. Kasy z konta „podatkowego” nigdy nie dotykałam – traktowałam ją tak, jakby jej nie było. W ten sposób nigdy nie miałam problemu z tym, że przychodzi dzień płacenia podatków, a ja nie mam kasy na koncie, żeby przelać do urzędu skarbowego.
• Zawsze w okolicach połowy miesiąca niezastąpiona pani księgowa wyliczała mi, ile w tym miesiącu muszę zapłacić VAT-u i podatku dochodowego. Zawsze była to kwota mniejsza niż to, co zgromadziłam na koncie „podatkowym”, bo zawsze miałam jakieś koszty związane z prowadzeniem firmy (o tym, co można wrzucić w koszty przeczytaj tutaj: Co wliczyć w koszty firmy?). Przykładowo, gdybym w danym miesiącu wystawiła tylko tę jedną fakturę na 100 zł netto, a dodatkowo kupiła np. nową myszkę do komputera, też za 100 zł netto, to nie zapłaciłabym podatku wcale – bo koszty wyrównały mi się z przychodami, więc nie płacę podatku dochodowego, a VAT płacę kupując myszkę, która w rzeczywistości kosztuje 123 zł brutto. Interes to w sumie średni, bo przy takim obrocie sprawy nie stać mnie na ZUS, no ale wiadomo, że to tylko przykład 🙂 No więc gdy księgowa wyliczyła, ile mam zapłacić podatków w tym miesiącu, płaciłam podatki i coś zawsze zostawało mi na koncie „podatkowym”. Wtedy liczyłam, ile z tego to są podatki z faktur z bieżącego miesiąca, a ile oszczędności na podatku z poprzedniego i całą sumę oszczędności przelewałam na drugie subkonto w ramach konta firmowego, które nazywałam „wakacyjnym”. Jak nietrudno się domyślić, w ten sposób generowałam sobie oszczędności na wakacje 🙂 To już nie był taki fundusz nie do ruszenia, jak konto „podatkowe”, ale z reguły nie było potrzeby, żeby z tych oszczędności korzystać – bo planując inne wydatki liczyłam się z tym, że całą kwotę z kotna „podatkowego” wydam na podatek, więc nie uwzględniałam jej już w żadnych kalkulacjach. To, co udało się na podatkach oszczędzić dzięki kosztom, było więc takim bonusem.

Aha, wybierając konto firmowe dobrze jest najpierw przejrzeć jakieś aktualne rankingi kont firmowych. Mnie się zawsze wydawało, że konto firmowe musi być płatne, ale okazało się, że nie wszędzie – np. moje konto w Meritum jest bezpłatne.

Co jeszcze można zrobić, żeby usprawnić zarządzanie finansami w swojej firmie?

• Można usprawnić jeszcze ten system i dodatkowo odkładać od razu pieniądze na ZUS, na przykład z pierwszego przelewu, który wpłynie na nasze konto. A najlepiej od razu zapłacić ten ZUS na początku miesiąca, żeby nie spóźnić się z przelewem, bo – jak wiadomo każdemu przedsiębiorcy – spóźnienie skutkuje utratą ubezpieczenia.
• Faktury kosztowe najlepiej płacić od razu po ich otrzymaniu, żeby o nich nie zapomnieć i nie wydać pieniędzy, które pozwoliłyby na pokrycie faktury.
• Dobrze jest prowadzić sobie jakieś zestawienia wydatków i przychodów, a także spodziewanych przychodów na dany miesiąc. U mnie świetnie sprawdza się prosty arkusz w Excelu, w którym zapisuję wszystkie zlecenia, jakie otrzymuję wraz z kwotami, jakie zarobię. Dlatego zawsze mniej więcej wiem, ile będę miała pieniędzy w danym miesiącu i mogę przemyśleć, z którego przelewu którą fakturę kosztową mogę pokryć.
• Najlepiej nie korzystać z rachunku firmowego na co dzień, tzn. nie wydawać pieniędzy z tego konta na codzienne zakupy, tylko raz w miesiącu przelewać sobie „wypłatę” na prywatne konto i z prywatnego konta płacić za prywatne wydatki. To daje większą przejrzystość i kontrolę nad tym, ile pieniędzy mamy w firmie, a ile mamy do dyspozycji na własne potrzeby.

To tyle moich rad jeśli chodzi o zarządzanie swoimi pieniędzmi w jednoosobowej działalności. Dajcie znać w komentarzach, jak Wy radzicie sobie z ogarnianiem firmowej kasy – korzystacie z subkont, czy trzymacie wszystkie pieniądze na jednym koncie? A może macie jeszcze jakieś inne metody?