Porozmawiajmy o pieniądzach – to temat, który wielu moich czytelników bardzo lubi, a jednocześnie temat tabu, o którym nie każdy chce rozmawiać. W tym artykule opowiem o tym, w jaki sposób zarządzamy pieniędzmi w firmie i co konkretnie pomaga nam utrzymywać płynność finansową i rozwijać działalność.

Posłuchaj wersji audio:

Najpierw jak zwykle dwa słowa wprowadzenia i kontekstu. Firma, o której tu będzie mowa to spółka z o.o, założona w 2014 roku, czyli obecnie już siedmioletnia. Nasza działalność ma dwie „nogi” – sklep z akcesoriami barmańskimi oraz sklep z produktami edukacyjnymi (kursy, e-booki i narzędzia dla przedsiębiorców). Na stałe pracują w niej dwie osoby (ja i Tomek, mój mąż), ale współpracujemy z kilkoma innymi firmami w ramach stałej, comiesięcznej współpracy lub okazyjnie, gdy jest taka potrzeba.

Mamy osobne konto firmowe (spółka musi takie konto posiadać, nie może korzystać z konta jednego ze wspólników) oraz konta w systemach płatności (Tpay, Payu, Płatności24).

Codzienne zarządzanie finansami w firmie – jak to wygląda?

Podstawą naszego zarządzania finansami jest prosty plik excela, w którym notujemy:

• przychody netto
• koszty stałe (np. abonamenty za oprogramowanie, koszty wynikające z umów, które są co miesiąc w równej wysokości)
• koszty zmienne (np. koszty zakupu towaru, koszty reklam)
• koszty firmowe, niezwiązane z żadnym ze sklepów (np. pensje, samochód, urządzenia do pracy itp.)

Arkusz wylicza nam sumy przychodów, kosztów i pokazuje bilans w danym miesiącu oraz ogólny, liczony od początku roku.

Ten arkusz, nazywany przez nas arkuszem cashflow, pozwala rozeznać się w sytuacji. Dzięki niemu wiemy np. jaką część przychodu w danym miesiącu wygenerował sklep 2drink.pl, a jaką sklep To się opłaca. Możemy sprawdzić, która z działalności przynosi większe zyski, ale też zauważyć, gdy coś zaczyna nas więcej kosztować, a nie wpływa na zwiększenie zysków.

Prowadzenie takiego arkusza wymaga regularności i skrupulatności, ale nie ma lepszego sposobu na zorientowanie się w sytuacji niż spisywanie wszystkich wydatków i przychodów w odpowiednich arkuszach.

Co pomaga nam utrzymywać płynność?

Ten arkusz cashflow to taka podstawa, żeby zorientować się, w jakiej sytuacji jesteśmy i co się dzieje w firmie. W naszej akurat dzieje się nieźle, nawet jeśli czasowo bilans wychodzi na minus, to zwykle jest to konsekwencją jakichś decyzji, które podjęliśmy. Z drugiej strony mniej więcej wiem, kiedy ten bilans może wyjść na plus, bo kilka trybików w tej finansowej maszynie mamy dobrze poukładanych.

Po pierwsze: dywersyfikacja przychodów

Fakt, że przychody w firmie nie pochodzą z jednego źródła, a z wielu różnych, zdecydowanie daje poczucie bezpieczeństwa.

Główne źródła są dwa: sklep z akcesoriami barmańskimi oraz sklep tosieopłaca.pl. Ale gdy podrążymy temat dalej, zobaczymy, że w samym sklepie 2drink.pl też są różne źródła przychodów – dwa główne. Bo po pierwsze, sprzedajemy w samym sklepie, po drugie – sprzedajemy na Allegro. Dzięki temu np. jeśli sklep miałby jakieś tymczasowe problemy techniczne, to zostaje jeszcze Allegro, źródło przychodów nie wysycha tak całkiem 🙂

W samym sklepie tosięopłaca.pl też jest ta dywersyfikacja. Bo z jednej strony jest jakaś stała sprzedaż, niezależna od tego, czy coś robię, czy nie, czy mam jakąś akcję sprzedażową, czy nie – to jest źródło przychodów, które sobie płynie przez cały miesiąc. A z drugiej strony co jakiś czas jest jakaś akcja sprzedażowa, np. promocja kursu – i wtedy tych przychodów pojawia się więcej w krótkim czasie.

Dywersyfikacja w naszym biznesie dotyczy też źródeł pozyskiwania klientów. W sklepie z akcesoriami mamy klientów z Google Ads, FB Ads, z wyszukiwarek, z bloga, z afiliacji. Gdy któreś z tych źródeł z jakichś powodów się zatrzyma (np. kiedyś mieliśmy problemy z kartą po zmianie banku i Google nie mógł pobrać płatności, więc wstrzymał reklamy) to i tak nie ma takiego zagrożenia, że w sklepie nie będzie ani jednej transakcji.

No i wreszcie ta dywersyfikacja pozwoliła nam spać spokojnie na początku pandemii w marcu 2020, kiedy w sklepie 2drink.pl z dnia na dzień bardzo mocno spadła sprzedaż. Wiedziałam, że co by się nie działo, mamy jeszcze drugi sklep.

Po drugie: płatności z góry i brak problemów z niezapłaconymi fakturami

Przyznam, że to jeden z powodów, dla których lubię prowadzić sklepy, a mniej lubię bezpośrednie współprace z innymi firmami, w których to ja jestem wykonawcą i wystawiam fakturę. Zdarzało mi się, w czasach kiedy pracowałam jako copywriterka, że klienci nie płacili faktur na czas, a ja musiałam się dopominać o swoje (przeczytaj artykuł Co robić, kiedy klient nie płaci faktury). To niekomfortowa sytuacja, nie tylko dlatego, że trzeba się prosić o coś, co powinno być oczywiste (w końcu ja terminowo dostarczałam teksty), ale też dlatego, że trudniej zarządzać pieniędzmi, gdy kontrahenci są nieterminowi.

No bo jak to: wiem, że w tym miesiącu będę miała przychodu np. na 5000 złotych, bo wystawiłam na tyle faktury klientom, ale nie wiem, kiedy ta kasa wpłynie na konto.

W sklepie jest zdecydowanie łatwiej – klienci najpierw płacą, więc od razu wiem, ile mam pieniędzy do dyspozycji. Są oczywiście jeszcze pobrania, ale płatności przychodzą szybko, więc to też żaden problem.

Po trzecie: przewidywalność przychodów

Prowadząc sklep od jakiegoś czasu, możemy mniej więcej oszacować, jak będą wyglądały przychody w danym miesiącu. Wiem na przykład, że w wakacje mamy większy ruch, a w grudniu zapieprz taki, że nie ma kiedy taczki załadować 😉 W grudniu czasem udaje nam się oszacować dobrze nawet dzienną liczbę zamówień, patrząc na to, co działo się rok wcześniej 😉

Tak samo mogę oszacować, jak będą wyglądały przychody w sklepie tosieopłaca.pl, gdy planuję jakąś kampanię sprzedażową – wiem, ile osób zapisało się na listę zainteresowanych lub webinar i to daje mi przybliżony obraz tego, ile osób może potem faktycznie kupić kurs.

Gdy ma się taką przewidywalność, dużo łatwiej planować wydatki i rozwój. Nie jest to może przewidywalność z etatu, na którym masz stałą pensję, ale na pewno jest dużo lepiej niż w przypadku usług.

Po czwarte: przelewy od pośredników płatności raz w tygodniu

Największa część naszych przychodów przechodzi przez „ręce” któregoś z pośredników płatności online. To oznacza, że pieniądze, wpłacane przez klientów, trafiają na nasze specjalne konto np. w Tpay. Wypłacać je można różnie w zależności od pośrednika – czasem wypłaty są codziennie, czasem można ustawić raz w tygodniu, a czasem na żądanie wypłacać zgromadzoną kwotę.

Moim zdaniem dobrą opcją są wypłaty raz w tygodniu, ze wszystkich miejsc tego samego dnia. To ułatwia zarządzanie finansami, bo tego samego dnia miesiąca spływa jakaś kwota i wiesz, że jest do Twojej dyspozycji. Wiesz też, że za tydzień spłynie podobna kwota. Łatwiej mi wtedy planować np. inwestycje – czy już teraz kupić nowy towar, czy w przyszłym tygodniu? Zawsze patrzymy też na wydatki stałe – co w tym tygodniu jest do zapłacenia, a co dopiero za tydzień będzie schodzić z konta?

Po piąte: stała pensja we własnym biznesie

Różni ludzie różnie podchodzą do rozwoju firmy, ale dla mnie firma jest po to, żebym mogła dzięki niej zarabiać pieniądze. Dlatego od dawna wypłacamy sobie regularne pensje, w stałej wysokości. Co więcej, raz na pół roku siadamy do exceli i zastanawiamy się nad tym, czy to już czas na podwyżkę 🙂 Realnie najczęściej zwiększamy wynagrodzenia raz do roku.

Chcę być dla siebie dobrym pracodawcą, więc wypłacam sobie tyle, ile chciałabym zarabiać, pracując u kogoś. Wiem, że moglibyśmy zarabiać mniej, zostawiając w firmie więcej pieniędzy, dzięki czemu biznes mógłby się może szybciej rozwijać, bo więcej byłoby na inwestycję.

Ale mnie nie chodzi o rozwój dla samego rozwoju. Nie założyłam firmy po to, żeby ją za wszelką cenę szybko rozwinąć, a potem np. sprzedać. Biznes jest dla mnie, a nie ja dla biznesu.

Po szóste: wolniejszy rozwój, ale za własne pieniądze

I tu dochodzimy do kolejnej, ostatniej już zasady, która pomaga mi utrzymać płynność finansową. Nie bierzemy kredytów, a jeśli pożyczamy pieniądze (co się wcześniej zdarzyło), to tylko od siebie. Czyli inwestujemy własne, prywatne pieniądze, a nie pieniądze banków, zewnętrznych inwestorów itd.

To znowu sprawia, że ten rozwój jest wolniejszy, niż mógłby być. Zwłaszcza rozwój sklepu 2drink.pl. Moglibyśmy np. wziąć kredyt i kupić dużo nowego towaru od nowego dostawcy albo kilku, zainwestować w kolejne własne produkty (mamy ich zaledwie kilka). Ale mam wrażenie, że właśnie dzięki temu, że ten rozwój jest stopniowy i wolny, to taka sytuacja zmusza nas do oglądania każdej złotówki z każdej strony i przemyślenia każdej inwestycji. I naprawdę rzadko zdarzają się inwestycje kompletnie nietrafione (chociaż się zdarzają, zawsze się zdarzają przy takiej działalności).

Rośniemy powoli, ale stabilnie, z roku na rok osiągając coraz większe przychody i zyski. Ale i z roku na rok umiemy coraz więcej, nabieramy doświadczenia, co też jest fajne i daje dużo frajdy 🙂

Finanse w firmie – podsumowanie

Dywersyfikacja, analiza przepływów pieniężnych, powolny wzrost – te trzy zasady działania pomagają utrzymywać płynność finansową w naszej firmie. Dzięki analizie i rozważnemu działaniu, od dłuższego czasu nie mamy braków na koncie (i spółka nie musi pożyczać od nas pieniędzy, żeby np. kupić towar), ale też nie trzymamy na rachunkach nadwyżek gotówki. Gdy takie się pojawiają, wykorzystujemy je na kolejne inwestycje, wcześniej oczywiście analizując, na ile możemy sobie pozwolić.

Dajcie znać, jak to wygląda u Was w firmach. Wypłacacie sobie pensje, myślicie o dywersyfikacji? Prowadzicie regularne zapiski, dotyczące przychodów i wydatków? Może używacie do tego jakichś ciekawych narzędzi, które warto polecić?