Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury? Pod koniec 2015 roku miałam wątpliwą przyjemność sprawdzić na własnej skórze jak działają przedsądowe wezwania do zapłaty i procedura składania pozwu w e-sądzie.

Jak to było u nas?

W sierpniu 2015 roku wystawiłam fakturę za zrealizowaną usługę, konkretnie emisję banera na blogu. Dodam, że nie mam zwyczaju prowadzić aktywnej sprzedaży powierzchni banerowej, a więc klient, którego dotyczy sprawa, sam zgłosił się do mnie z pytaniem o możliwość emisji banera. Reklama była umieszczona przez określony czas, klient po jej zakończeniu poprosił o fakturę, dostał ją mailowo i nie zapłacił. W kilku przypomnieniach mailowych czy telefonicznych obiecywał, że zapłaci, ale potem zmienił zdanie. Wysłaliśmy mu więc przedsądowe wezwanie listem tradycyjnym, ale go nie odebrał. Ponieważ do złożenia pozwu w sądzie wystarczy mieć potwierdzenie mailowe, że klient dostał wezwanie do zapłaty – wysłaliśmy wezwanie mailem, żądając potwierdzenia odczytu. Takie potwierdzenie przyszło, ale klient odpisał, że… spamujemy jego skrzynkę i poda nas do sądu 🙂 A ponieważ nadal nie zapłacił, to my podaliśmy do sądu jego. I to była dobra decyzja – pozew w e-sądzie złożyliśmy 8 grudnia, a przelew wpłynął tuż przed Sylwestrem.

Wiem, że cała ta procedura związana z egzekwowaniem swoich należności dla wielu czytelników to czarna magia, dlatego postaramy się krok po kroku opisać, co zrobić, gdy klient nie płaci faktury. Głos oddaję Tomkowi, czyli mojemu mężowi, bo to on w naszej firmie zajmuje się wszystkimi formalnymi sprawami i on składał pozew w e-sądzie.

Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury? Wezwanie do zapłaty i pozew w e-sądzie krok po kroku

Najważniejsza jest prewencja

Umowa lub formularz zamówienia

[TOMEK] Jak mawiają lekarze, łatwiej jest zapobiegać niż leczyć. Dlatego też dochodzenie zaległych należności powinniśmy w pewnym sensie rozpocząć zanim w ogóle się one pojawią. Gdy trafia do nas nowy klient, o którym zupełnie nic nie wiemy, dla własnego bezpieczeństwa powinniśmy przyjąć zasadę ograniczonego zaufania i sformalizować naszą współpracę. Nie chodzi tu oczywiście o podpisywanie kontraktu, nad którym całymi dniami będzie pracowała armia prawników. Wystarczy prosty formularz zamówienia – kto sprzedaje (dokładne dane), kto kupuje (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, jakie jest termin realizacji. Taki formularz (podpisany, podstemplowany i przesłany do nas w formie skanu) stawia nas w dobrej sytuacji. Nasz kontrahent nie będzie mógł nam zarzucić, że cała sprawa jest naszym wymysłem.

Teoretycznie umowę zawrzeć można mailowo, a nawet ustnie. W praktyce jednak udowodnienie faktu zawarcia takiej umowy jest trudniejsze, niż gdy mamy ją na papierze w formie formularza zamówienia. Wzory umów, jakie wykorzystujemy w naszej firmie możesz znaleźć w osobnym poście: Umowy dla freelancera – wzory do pobrania.

Warto zawrzeć w formularzu także dopisek, że w razie sporów sądowych, sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla sprzedającego (czyli dla nas). Dlaczego? O tym trochę później.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Kolejnym krokiem, który zabezpiecza nas przed powstaniem zaległych należności jest udokumentowanie faktu wykonania naszej usługi. Jeżeli przedmiotem umowy były teksty, wysyłając je mailem poprośmy o potwierdzenie otrzymania maila, a pliki z tekstami zachowajmy w komputerze. Jeżeli przedmiotem umowy było zamieszczenie w naszym portalu artykułu sponsorowanego zróbmy zrzut ekranu (są wtyczki do przeglądarki, które pozwolą zrobić zrzut całej strony, od góry do samego dołu w jednym pliku). Jeżeli przedmiotem umowy była budowa strony internetowej – zachowajmy pliki (dla WordPress np. baza danych + folder wp-content) i zróbmy zrzut ekranu działającej strony.

Jeżeli mamy taką możliwość, podpiszmy protokół zdawczo-odbiorczy. Znów może to być prościutki dokument – kto wykonał (dokładne dane), kto odbiera produkt/usługę (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, na jakiej podstawie (odwołanie do formularza zamówienia), kiedy następuje odbiór. Znów – podpis, pieczątka, skan i jesteśmy w domu.

Komunikacja mailowa

Kolejnym dobrym zabezpieczeniem jest komunikowanie się z klientem mailowo. Jeżeli stawiamy na kontakt osobisty lub telefoniczny z klientem, to może się czasem zdarzyć, że po naszej współpracy praktycznie nie ma śladów. Tymczasem jeżeli klient przesłał nam formularz zamówienia mailem, potem mailem przesyłał uwagi do naszej pracy, a na koniec również mailem potwierdził odbiór usługi, to wszystko to mamy na piśmie. Kilka kliknięć i mamy gotowy dowód, jeżeli kiedykolwiek mielibyśmy iść do sądu.

W każdym razie, jeżeli mamy w ręku podpisane przez kontrahenta dwa dokumenty – formularz zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczy, możemy czuć się w miarę bezpieczni. Wiadomo, że z takimi dokumentami wygramy w każdym sądzie. Pamięć o tym, że takie dokumenty są w naszym posiadaniu może być dodatkową motywacją dla naszego kontrahenta do opłacenia faktury.

Co zrobić, jeżeli jednak mimo tego nasz klient nie raczy opłacić faktury? Oczywiście najpierw warto grzecznie poprosić. Wiele firm działa w ten sposób, że reguluje faktury dopiero w ostatnim dniu terminu płatności. Inne przedsiębiorstwa po prostu o regulacji pewnych zobowiązań zapominają. Niektóre firmy mogą mieć chwilowe problemy z płynnością. Nie ma więc co od razu wpadać w panikę. Gdy upłynął termin płatności po prostu przypomnijmy się grzecznie mailowo. Jeżeli to nie poskutkuje powoli wstępujmy na drogę formalną.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Kontrahentowi, który zalega z płatnościami wyślijmy pocztą tradycyjną (listem poleconym i za potwierdzeniem odbioru!) przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeżeli go nie odbierze, treść wezwania wyślijmy także pocztą elektroniczną z użyciem opcji potwierdzenia odbioru wiadomości i potwierdzenia przeczytania. Przygotowanie wezwania do zapłaty nie należy do rzeczy trudnych. To pismo na jedną stronę A4, zawierające:

• dane wierzyciela (nasze)
• dane dłużnika (kontrahenta)
• wysokość roszczenia (kwota faktury)
• termin zapłaty (14 dni od otrzymana wezwania)
• podstawa prawna (data, numer, tytuł umowy oraz data i numer faktury)
• sposób zapłaty (np. przelew na konkretnie wskazany numer konta).
• informację, że pismo jest ostatecznym wezwaniem przedprocesowym.

Do wezwania dołączymy fakturę, której ono dotyczy. Do pisma możemy oczywiście załączyć również np. kopię formularza zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczego lub innych dowodów potwierdzających wykonanie przez nas usługi. W ten sposób dajemy kontrahentowi do zrozumienia, że posiadamy wszystkie potrzebne w postępowaniu sądowym dowody.

Jeżeli pismo nie przyniesie spodziewanych rezultatów czas na kolejny krok – skierowanie sprawy do e-sądu.

E-sąd czyli elektroniczne postępowanie upominawcze

E-sąd, dostępny pod adresem https://www.e-sad.gov.pl, nie jest tak naprawdę klasycznym sądem lecz miejscem, w którym możemy przeprowadzić elektroniczne postępowanie upominawcze zakończone oddaniem sprawy do komornika. W e-sądzie nie możemy nawet przedstawić dowodów – musimy jedynie opisać jakie dowody posiadamy oraz co zawierają. Na podstawie naszego opisu, jeżeli oczywiście przekonamy osobę orzekającą w sprawie, wydawany jest nakaz zapłaty. Jest on wysyłany automatycznie tradycyjną pocztą do pozwanego, który ma 14 dni od momentu otrzymania pisma na uregulowanie należności. Jeżeli tak się nie stanie, w e-sądzie uzyskamy tzw. klauzulę wykonalności i będziemy mogli skierować sprawę do komornika. Tego etapu nie mam jednak przećwiczonego, gdyż nasz kontrahent pod wpływem pisma z e-sądu raczył uregulować zobowiązanie wraz z odsetkami i zwrotem opłaty sądowej.

Jak złożyć pozew w e-sądzie krok po kroku

Jak to zwykle, cała procedura rozpoczyna się od założenia konta. Po rejestracji najpierw będziemy musieli kliknąć w otrzymany mailem link potwierdzający adres e-mail. Później, w moim przypadku było to następnego dnia, należy kliknąć w link potwierdzający chęć aktywacji konta (również przesłany mailem). W tym momencie mamy już możliwość złożenia pozwu. Odbywa się to w 6 krokach. Nie ma co się ich obawiać, bowiem w internecie jest bardzo dobry oficjalny poradnik, który pomoże nam z łatwością przejść przez całą procedurę.

1. Definiowanie powodów

W tym miejscu podajemy dane swojej firmy. W naszym przypadku powodem była spółka z o.o., która świadczyła usługę i nie otrzymała zapłaty.

2. Informacje o reprezentacji

Tutaj podajemy swoje dane. W naszym przypadku osobą reprezentującą spółkę z o.o. byłem ja jako prezes zarządu.

3. Definiowanie pozwanych

To miejsce na dane naszego kontrahenta.

4. Definiowanie listy dowodów

To zdecydowanie najtrudniejszy krok. W tym miejscu, punkt po punkcie musimy podać w posiadaniu jakich dowodów jesteśmy. Do każdego dowodu przypisujemy numer porządkowy, datę powstania dowodu (czyli datę podpisania formularza zamówienia, datę otrzymania maila będącego dowodem itp.), rodzaj (umowa/faktura/akt notarialny/inny), udowadniany fakt, opis zawartości dowodu.

Warto pamiętać, że mimo wszystko zwracamy się do sądu i nie możemy pisać, co nam tylko przyjdzie na myśl. Jeżeli opiszemy dowody, których nie mamy, to nie dość, że nie uzyskamy zapłaty, to jeszcze stracimy pieniądze na koszty postępowania najpierw w e-sądzie, a potem może nawet w tradycyjnym sądzie. Dlaczego piszę o tak oczywistej sprawie? Otóż w pozwie składanym do e-sądu nigdzie nie załączamy opisywanych dowodów. Nie załączamy skanów faktury, umowy, protokołu zdawczo-odbiorczego, niczego. Po prostu formularz składania pozwu nie daje nam takiej możliwości (małe wtrącenie – dlatego w wielu miejscach możemy przeczytać, że e-sąd to taki dziwny sąd, który sądzi bez dowodów). W związku z tym niektórzy mogą mieć pokusę naciągania rzeczywistości w pozwie. Stanowczo to odradzam. Opisujemy rzeczowo i starannie tylko te dowody, które faktycznie mamy.

Opisując dowody pamiętajmy, że oceniający je urzędnik nie interesuje się stanem naszego ducha, relacji z klientem, naszymi sympatiami czy antypatiami. Ma on za zadanie sprawdzić, czy pieniądze, które chcemy uzyskać od kontrahenta nam się należą, a więc:

• czy mamy dowód na to, że usługa została zamówiona (formularz zamówienia, umowa itp.),
• czy mamy dowód na to, że usługa została wykonana (protokół zdawczo-odbiorczy, mailowe potwierdzenie od klienta, zrzuty ekranu itp.),
• czy wystawiliśmy fakturę i czy klient ją otrzymał (faktura, mail z fakturą itp.),
• czy wysłaliśmy przedsądowe wezwanie do zapłaty (potwierdzenie nadania wezwania, ewentualnie koperta z wezwaniem ze stemplami o nieodebranej przesyłce).

Starajmy się unikać wprowadzania do dowodów kwestii nieistotnych, jak np. fakt, że w rozmowie telefonicznej kontrahent obiecał zapłacić fakturę. Na fakt odbycia rozmowy telefonicznej czy poczynionych podczas niej ustaleń nie mamy najczęściej żadnych dowodów, więc opisywanie w pozwie takich rzeczy nie przybliży nas do celu, za to osobie oceniającej pozew może tylko zaciemnić obraz.

5. Definiowanie listy roszczeń

To ta przyjemna część. Wskazujemy kwotę, na którą opiewa faktura oraz wnioskujemy o zasądzenie zwrotu kosztów niniejszego postępowania, a także o zapłatę ustawowych odsetek na dzień zapłaty. Warto pamiętać, że odsetki liczone będą od pierwszego dnia następującego po ostatnim dniu terminu płatności faktury.

W tym miejscu będziemy musieli także wybrać sąd, do którego sprawia trafi, jeżeli pozwany po otrzymaniu nakazu zapłaty z e-sądu odpowie, że nie zgadza się z takim orzeczeniem. I tutaj dochodzimy właśnie do powodu, dla którego w formularzu zamówienia powinniśmy wpisywać, że w razie sporów sądem właściwym do rozstrzygania spraw jest sąd właściwy dla naszej siedziby. Jeżeli tego nie zapisaliśmy, to właściwym sądem będzie ten, który przypisany jest do miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego.

Na koniec pozwu będziemy musieli także wprowadzić uzasadnienie, które w moim wypadku było w zasadzie powtórką z listy dowodów i wezwania do zapłaty. Musi ono zawierać bowiem:

• podanie podstawy prawnej – opis treści umowy, jej datę, formę (pisemna, ustna) i rodzaj (najmu, kupna-sprzedaży),
• termin zapłaty – termin płatności na fakturze bądź umowie, w wezwaniu do zapłaty itp.,
• określenie rodzaju odsetek (ustawowe/umowne) i terminu, od którego następuje ich naliczanie.

6. Podsumowanie

W tym miejscu możemy sprawdzić, czy wszystko w naszym pozwie jest w porządku. Dla mnie zaskoczeniem było, że konstrukcja pozwu jest zupełnie inna, niż wynikałoby to z formularza jego składania – najpierw widzimy uzasadnienie, a dopiero potem listę dowodów. Sama lista dowodów też sformatowana jest specyficznie. Aby zwiększyć przejrzystość musiałem kliknąć parę razy „wstecz” i dodać w opisach dowód parę enterów, żeby dokument nabrał czytelności.

Kolejnym krokiem jest elektroniczne podpisanie pozwu. Na swoim koncie w e-sądzie najpierw musimy zawnioskować o przydzielenie nam certyfikatu, co trwa kilka godzin i jest bezpłatne, a następnie zainstalować go sobie w komputerze. Przedtem musimy zainstalować najnowszą wersję JAVY. Nie powiem, żeby poszło mi to jak z płatka, chyba z pół godziny walczyłem z instalacją certyfikatu, ale w końcu czego nie robi się dla pieniędzy, zwłaszcza tych, które już raz zarobiliśmy 😉

Gdy już podpiszemy pozew, kolejnym krokiem jest jego opłacenie. Możemy to zrobić za pomocą płatności on-line. Koszt opłaty sądowej to 1,25% wartości roszczenia, jednak nie mniej niż 30 zł.

Szczęśliwy finał

Po dokonaniu przelewu pozostaje nam tylko zaparzyć dobrej kawy, rozsiąść się w fotelu i oczami wyobraźni śledzić listonosza Poczty Polskiej, który dostarcza naszemu kontrahentowi sądowy nakaz zapłaty. Można także wyobrazić sobie minę kontrahenta, który nie dość, że dowiaduje się o konieczności uregulowania zobowiązania, którego regulować nie planował, to jeszcze będzie musiał dołożyć czapkę drobnych na koszty sądowe i ustawowe odsetki. Przyjemna perspektywa, prawda?

Domyślam się oczywiście, że na niektórych „zawodowcach” w dziedzinie niepłacenia faktur wezwanie z e-sądu nie robi żadnego wrażenia. Być może nie boją się działań komornika, ze względu na puste konta lub liczą na to, że gdy zaskarżą decyzję e-sądu, my wystraszymy się kosztów czy dużej odległości miejsca rozprawy od naszego miejsca zamieszkania. Z drugiej jednak strony, jeżeli trafiliśmy na drobnego cwaniaczka, a tak często bywa, to otrzymuje on od nas sygnał, że nie odpuścimy mu oraz jesteśmy na tyle ogarnięci, że nie stanowiło dla nas problemu złożenie formalnego pozwu. Dla drobnego cwaniaczka nie są to zbyt optymistyczne sygnały. Jeżeli racja jest zdecydowanie po naszej stronie, to wiadomo przecież, że pójście do sądu skończy się naszym zwycięstwem, a drobny cwaniaczek będzie musiał jeszcze ponieść koszty sądowe.

Na koniec chciałbym jeszcze dodać, że do sierpnia 2015 roku, przez kilka lat prowadzenia firmy nie miałem sytuacji, że ktoś nie chce zapłacić faktury. Oczywiście, opóźnienia się zdarzały, ale taki delikwent, który ewidentnie nie miał zamiaru płacić trafił mi się po raz pierwszy. Na początku trochę się złościłem, bo uważam że upominanie się o swoje pieniądze jest żenujące i nawet nieco uwłaczające. Na składaniu pozwu spędziłem też pół dnia. Nie wiedząc, że nie dołącza się dowodów, kopiowałem i drukowałem wszystkie maile i dokumenty do PDF-ów. Z perspektywy czasu natomiast, gdy kontrahent w wyniku pisma z e-sądu zapłacił fakturę wraz z kosztami sądowymi oraz odsetkami czuję satysfakcję. Nauczyłem się jak korzystać z e-sądu i jak postępować w takich sytuacjach – teraz już nie będę dzwonił, słał kolejnych maili. Jedno przypomnienie mailowe, potem pocztowe wezwanie do zapłaty i od razu do e-sądu.

——————-

[AGNIESZKA] Uff, to tyle jeśli chodzi o dochodzenie swoich roszczeń w e-sądzie. Jak widać nie jest to szczególnie trudne, a w naszym przypadku zakończyło się sukcesem, a nieuczciwy klient, który nie chciał zapłacić, wylewał jeszcze żale mailowo i przez komentarze na blogu, złoszcząc się jak dziecko, któremu zabrano zabawkę. Mam nadzieję, że Wy nie macie takich delikwentów i takich należności do ściągnięcia, ale gdybyście mieli, to polecam ałatwianie sprawy drogą formalną, a nie wieczne proszenie się o swoje pieniądze i przypominanie o niezapłaconych fakturach.