Nie tak dawno zastanawiałam się, jak legalnie sprzedawać swoje produkty, jeśli nie mamy działalności gospodarczej. Jednym ze sposobów jest działanie w ramach Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości. To rozwiązanie (jak każde zresztą) nie jest dla wszystkich, ale warto je wziąć pod uwagę i potraktować jako trening przed pierwszą firmą.

O to, jak wygląda działalność w ramach Inkubatorów zapytałam Katarzynę Janicką, koordynatora AIP.

Zacznijmy od podstaw. Wytłumacz czytelnikom w prostych słowach co to są Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości i do kogo skierowana jest Wasza oferta. Czy trzeba być studentem, mieć określony wiek, żeby z niej skorzystać (skoro są „akademickie”)?

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości są Fundacją, która użycza osobowość prawną NIP i REGON, KRS aby mieć możliwość legalnej realizacji pomysłów biznesowych bez zakładania działalności gospodarczej czy spółki. Misją Inkubatorów jest zapewnienie warunków do realizacji własnych przedsięwzięć.  AIP są przede wszystkim sposobem na najbezpieczniejsze i najtańsze założenie firmy, przetestowanie pomysłu i prowadzenie biznesu. Jeśli jednak pomysł nie jest jeszcze przemyślany i gotowy do realizacji, można umówić się na spotkanie z koordynatorem Inkubatora i bez żadnych zobowiązań skonsultować plany biznesowe oraz możliwości jego realizacji.

Placówki Inkubatorów działają przy najlepszych uczelniach w Polsce, stąd nazwa Akademickie. AIP jest dla wszystkich, którzy mają biznesowy pomysł i chęć jego realizacji, niezależnie od wieku i wykształcenia. Dużo osób, które prowadza firmę w AIP dawno temu skończyły studia

Powiedzmy, że mam pomysł na biznes, chciałabym szyć ręcznie damskie torby i sprzedawać je w internecie. Czy mogę skorzystać z Inkubatorów czy lepiej założyć DG? Kiedy założenie firmy w ramach AIP opłaca się bardziej niż założenie DG?

Sprzedaż zarówno internetowa jak i tradycyjna niezależnie czy są to torebki, odzież, a może elektronika opłaca się w AIP. Dlaczego? Przede wszystkim jesteśmy zwolnieni z płacenia miesięcznego ZUS-u.

W ramach stałej opłaty 300 zł netto miesięcznie otrzymujemy:

• użyczenie osobowości prawnej AIP – co oznacza brak konieczności rejestrowania osobnej działalności gospodarczej i płacenia comiesięcznego ZUS-u oraz podatku dochodowego
• obsługę księgową firmy
• indywidualne konto bankowe i dostęp do systemu fakturowania – faktury wystawiamy kontrahentom na dane Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości
• pomoc i obsługę prawną
• wsparcie administracyjne
• szkolenia, konferencje, eventy społecznościowe
• mentoringi
• stworzenie sieci kontaktów, tak bardzo ważnych w biznesie
• miejsce do pracy (dostęp do sal konferencyjnych i sal spotkań w biurach AIP w całej Polsce)

Oferujemy również wsparcie, które pomaga efektywnie wprowadzić na rynek nowy pomysł. Zapewniamy doradztwo poprzez dostęp do doświadczonych przedsiębiorców oraz praktyków biznesu z różnych branż. Każdy startup, który działa w AIP, otrzymuje porady biznesowe czy wsparcie mentora jeśli tylko tego potrzebuje. Mentoring jest doskonałą możliwością na poszerzenie wiedzy specjalistycznej oraz na otrzymanie informacji zwrotnej na temat własnego startupu od ekspertów z branży.

A jeśli moja firma jest usługowa i działa w internecie, np. prowadzę blog, na którym zarabiam albo portal internetowy – czy Inkubatory też mi się przydadzą?

Aby legalnie rozliczać się z kontrahentami na fakturę, należy założyć działalność gospodarczą czy spółkę, więc z pewnością AIP może być dla Ciebie rozwiązaniem. Plusem jest też to, że po wyjściu z AIP nadal można zarejestrować swoją pierwszą działalność gospodarczą w Urzędzie i korzystać z przywileju opłacania obniżonej składki ZUS przez 24 miesiące prowadzenia działalności.

Ok, to teraz wytłumacz, jak odbywa się prowadzenie działalności w Inkubatorze. Powiedzmy, że znalazłam klienta czy podwykonawcę i chcę z nim podpisać umowę. Mogę zrobić to sama czy robi to ktoś w moim imieniu?

Każdy startup w miesiącu ma 2,5 godzinny dostęp usług prawniczych. Dział Prawny może przygotować dla nas umowę handlową, zweryfikować poprawność umowy, którą sami stworzyliśmy bądź przekazaną przez naszego kontrahenta. Pierwszy kontakt z prawnikami odbywa się za pomocą formularza zgłoszeniowego, dlatego tak ważne jest konkretne przedstawienie kwestii do potraktowania. Kiedy mamy już gotową umowę zatwierdzoną przez dział Prawny AIP, drukujemy ją podpisujemy u swojego Dyrektora AIP, a następnie przekazujemy kontrahentowi do podpisania.

Czy działając w AIP mogę samodzielnie wystawiać faktury, czy każdy dokument musi przejść przez kogoś pracującego w Inkubatorze?

Faktury są wystawiane z danymi AIP ze wskazaniem nazwy startupu. Fakturę zleca startup w informatycznym systemie wewnętrznym. Następnie, tego samego dnia, jest ona akceptowana przez dział księgowy i gotowa do przekazania klientowi.

Słyszałam głosy, że czas oczekiwania na różne umowy jest bardzo długi. Np. jeden z czytelników  czekał 7 miesięcy na zgłoszenie danych do GIODO – w biznesie online to wieczność. Ile średnio czeka się na podpisanie jednej umowy, np. o współpracy z podwykonawcą?

Czas oczekiwania zależy od stopnia skomplikowania sprawy, prawnik kontaktuje się telefonicznie lub mailowo maksymalnie do 5 dni roboczych.  Nie spotykam się z uwagami ze strony startupów z Inkubatora, którym zarządzam na tak długie oczekiwanie. Prowadzimy również cotygodniową konsultację prawną, wówczas można się udać do prawnika i bezpośrednio  skonsultować aspekty prawne swojej działalności.

Powiedzmy, że znalazłam kontrahenta, z którym chcę podpisać umowę, wysyłam ją do przedstawiciela AIP, żeby dokończyć formalności. Czy każda umowa zostanie podpisana, czy AIP może odmówić przyjęcia warunków, które ustaliłam wcześniej z moim klientem?

Każdą umowę należy zgłosić do działu prawnego AIP, po jej weryfikacji  i akceptacji prawnej zostaje podpisana przez przedstawiciela AIP.

A co z wynagrodzeniem – ono wpływa na moje konto czy na konto Inkubatora?

Startup  ma swoje subkonto w ramach AIP. Wszystkie zarobione pieniądze trafiają na indywidualne konto firmowe. Nie rościmy sobie żadnych praw do udziałów, żadnego procentu z zysków ani praw do tworzonej marki. Przedsiębiorca obraca tymi środkami inwestując w swój biznes lub wypłacając sobie wynagrodzenie.

Jak wygląda wypłacanie sobie wynagrodzenia – podpisujemy umowę o dzieło, zlecenie, czy umowę o pracę? Kto w takim przypadku odprowadza zaliczkę na podatek i składki do ZUS (jeśli to miałaby być umowa-zlecenie czy etat)?

Wynagrodzenie jest wypłacane na podstawie umowy cywilnoprawnej ( umowa zlecenie bądź umowa o dzieło) pomiędzy właścicielem startupu i Fundacją. Składki na ZUS, PIT, NFZ w zależności od podpisanej umowy odprowadza za siebie właściciel startupu.

A jak wygląda kwestia ubezpieczeń – zaczynając od ubezpieczenia zdrowotnego, a kończąc na obowiązkowych ubezpieczeniach OC, jakie trzeba mieć w niektórych branżach. Czy działając w inkubatorze mamy możliwość ubezpieczenia się?

Jak najbardziej, jest możliwość ubezpieczeń prowadząc startup w Inkubatorach. Szczegółowych informacji udzielamy na indywidualnych spotkaniach w naszych biurach.

Jaki jest koszt prowadzenia działalności w AIP i za co tak naprawdę płacimy?

Opłata miesięczna to koszt 300 złotych netto. W ramach tej opłaty użyczamy osobowości prawnej, (nie płacisz ZUS-u i podatku CIT), obsługę księgową firmy – indywidualne konto bankowe i dostęp do systemu fakturowania, pomoc i obsługę prawną  i wparcie w rozwoju biznesu czyli cały obszar wiedzy i wsparcia merytorycznego w rozwoju firmy. Startupy mogą skupić się wyłącznie na rozwijaniu własnych pomysłów bez martwienia się o formalności.

Jacy ludzie pracują w AIP? Słyszałam głosy, że są to głównie stażyści i młodzi ludzie po studiach, bez większego doświadczenia.

W AIP jak w każdej firmie czy Fundacji  pracują  zarówno osoby z wieloletnim doświadczeniem, jak i ci którzy rozpoczynają swoją karierę zawodową. Team managerów AIP- czyli bezpośrednich opiekunów startupów, tworzą osoby, które bardzo dobrze znają problemy młodych przedsiębiorców, bo sami należą do tego grona.

Jak wygląda rozliczanie kosztów działalności – czy wszystkie wydatki, które wliczamy w koszty, mając DG, możemy też wliczyć, mając firmę w ramach AIP? (czytelnicy dopytują szczególnie o koszty paliwa).

Można w ramach AIP rozliczać koszty. Liczeniem VAT-u należnego i naliczonego zajmuje się księgowość w AIP, obowiązkiem przedsiębiorcy jest jedynie terminowe dostarczanie swoich faktur kosztowych do księgowości.  Od tego roku pojawiło się również rozwiązanie na rozliczanie paliwa w ramach delegacji służbowych.

I na koniec pytanie – jakie firmy najczęściej zakładane są w ramach AIP? Drobne sklepy, firmy usługowe, a może jeszcze inny typ działalności przeważa?

Jesteśmy obecnie największą siecią inkubatorów w Europie – działa u nas prawie 1400 startupów, a spod naszych skrzydeł wyszło już ponad 6500 firm! Bardzo dużo startupów jest z sektora e commerce.

Czy można napisać do Ciebie, gdyby ktoś z czytelników miał dodatkowe pytania?

Pewnie, zapraszam do kontaktu: Katarzyna.janicka@inkubatory.pl