Jedzenie dla psa, alkohol, T-shirty, bilety do kina – to tylko niektóre dziwne wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w swojej firmie. Jeśli oczywiście są one związane z przychodami.

Ten wpis to część cyklu tekstów dotyczących wszystkich spraw formalnych związanych z prowadzeniem małej firmy. Partnerem merytorycznym cyklu jest mBank, który zaoferował niedawno swoim klientom innowacyjny na rynku system do prowadzenia księgowości – mKsięgowość. Więcej o tym produkcie możecie przeczytać w poście: Alternatywa dla biura rachunkowego dla freelancerów i małych firm. W ramach cyklu poruszymy takie zagadnienia jak:

• praca w mieszkaniu – co można wrzucić w koszty firmy prowadząc biuro we własnym domu?
• jednoosobowa działalność freelancera – jakie podatki i składki trzeba płacić
• wszystko co trzeba wiedzieć o wystawianiu faktur
• ważne pojęcia dla początkującego przedsiębiorcy

W styczniu Rzeczpospolita pisała, że wystarczy założyć blog, żeby płacić niższe podatki. Jeśli mamy blog lifestylowy, opisujemy na nim swoje życie, możemy wrzucać w koszty bilety do kina, ubrania kosmetyki – bo to wszystko wydatki niezbędne, by tworzyć nowe treści na blogu. Zanim jednak założysz swój blog tylko po to, by wrzucać w koszty wszystkie swoje wydatki na życie i dzięki temu obniżyć podatek dochodowy, warto dowiedzieć się, co tak naprawdę może być kosztem i w jakiej sytuacji.

Własna działalność koszty. Co może być kosztem?

Otóż w myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Od tego przepisu są pewne wyjątki, opisane w art. 23 tej samej ustawy. Znajdują się tam np. składki na rzecz organizacji, w których obecność podatnika nie jest obowiązkowa (z pewnymi wyjątkami), a także koszty reprezentacji, w tym kosztów poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przeglądając indywidualne interpretacje podatkowe, wydawane przez izby skarbowe (na taką interpretację powołuje się Rzeczpospolita) wielokrotnie natkniemy się na zdanie o brzmieniu podobnym do tego: Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów). Ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu.[1]

Co to oznacza? Oznacza to tyle, że wszystkie wydatki, jakie ponosisz w swojej firmie, muszą być bezpośrednio związane z przychodami. I to Ty musisz udowodnić, że ten związek istnieje.

To tyle jeśli chodzi o przepisy. Przejdźmy do konkretów.

Jakie nietypowe wydatki można wliczyć w koszty działalności?

1. Jedzenie i alkohol

Jeśli kupujesz alkohol na imprezę firmową lub jedzenie w restauracji na spotkaniu z klientem, udowodnienie zasadności tego wydatku może być trudne. Ale to przecież nie jedyna sytuacja, w której kupujesz alkohol i jedzenie.

Przypuśćmy, że jesteś blogerką kulinarną, a na swoim blogu publikujesz przepisy. Dodatkowo zarabiasz na nim (żeby coś wpisać w koszt, musi być przychód!) na przykład z programów partnerskich i od czasu do czasu promując różne marki w swoich wpisach. Co możesz w takim przypadku zaliczyć do kosztów? Kosztem mogą być wszystkie składniki przepisów (bo przecież są one bezpośrednio powiązane z przychodem), a także naczynia, w których prezentujesz potrawy na zdjęciach czy sprzęty, które są niezbędne do przygotowania przepisów (mikser, patelnia, deska do krojenia, noże itp.). Jeśli blog dotyczy przepisów na drinki (tak jak mój) – w koszty wpisuję wydatki poniesione na alkohol, soki, owoce do dekoracji drinków, syropy do drinków, kieliszki, serwetki do dekoracji zdjęć, kruszarkę do lodu, mikser do koktajli. Ale uwaga: tylko w takiej ilości i tylko tych produktów, które faktycznie wykorzystuję w przepisach. A że na blogu zarabiam regularnie, co miesiąc, nie miałabym problemu z udowodnieniem, że poniesione wydatki są związane w celu osiągnięcia przychodu i zachowania jego źródła (czyli aktualizacji bloga).

2. Karma dla psa

Inna nietypowa sytuacja: jesteś właścicielem komisu samochodowego. Na swoim placu masz kilkadziesiąt samochodów, a do ochrony placu nocą, zamiast zatrudniać stróża, masz… psa stróżującego. Pies zabezpiecza źródło przychodów, a zatem wydatki poniesione na karmę dla niego mogą być Twoim kosztem.

3. Garnitur, T-shirty i inne ubrania

Już wiemy, że blogerka modowa, która zarabia na swoim blogu, może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu wydatki na ubrania. Ale czy prowadzenie bloga to jedyna możliwość, by rozliczyć koszty ubrań?

Okazuje się, że nawet garnitur może być potraktowany jako koszt, jeśli tylko będzie opatrzony logo firmy, a przedsiębiorca, który go nosi, będzie miał na co dzień spotkania z klientami. Bezpośrednie spotkania w ubraniu, opatrzonym logo, to okazja by reklamować swoje usługi, dlatego też urząd skarbowy może uznać takie wydatki za zasadne (zobacz interpretację indywidualną w takiej sprawie). Ważne, by ubranie straciło charakter osobisty.

Kosztem firmy mogą być także ubrania dla pracowników – nie tylko te reklamowe, ale też odzież i obuwie ochronne.

4. Okulary i szkła kontaktowe

W pracy przy komputerze okulary są niemal niezbędne. Ale co ciekawe, jako koszt firmy można zaliczyć je wówczas, gdy są to okulary dla pracownika. Jeśli kupuje je dla siebie właściciel firmy, to fiskus może potraktować je jako wydatek osobisty.

5. Koszty mieszkania przy działalności prowadzonej z domu

Szczegółowo o tym, jak można część kosztów mieszkania (czynsz, wynajem) uwzględnić w kosztach firmy pisałam w artykule: Praca w mieszkaniu – co można wrzucić w koszty, jeśli mamy biuro we własnym domu?

6. Książki i szkolenia

Wszystkie książki, prasę branżową, kursy, szkolenia, które związane są bezpośrednio z prowadzoną przez nas działalnością możemy zaliczyć do kosztów firmy. Ale uwaga – muszą to być koszty, które już teraz można powiązać z dochodami. Fiskus może zakwestionować koszt np. kursu programowania, w którym wziął udział copywriter z myślą o tym, że jeśli poszerzy swoje usługi o programowanie, to będzie więcej zarabiał. Ale już kurs języka angielskiego, jeśli zlecenia zdobywamy na angielskojęzycznych portalach ma sens.

Co w sytuacjach wątpliwych?

Jeśli nie wiesz, czy jakiś wydatek, który chciałbyś wpisać w koszt może być uznany za koszt – można zwrócić się z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji. Wystarczy wypełnić wniosek, dostępny na stronie Ministerstwa Finansów i wnieść opłatę 40 zł. Na wydanie interpretacji przez dyrektora izby skarbowej czeka się maksymalnie 3 miesiące. W tym przypadku cierpliwość się opłaca, bo wliczając w koszty wydatki, których do tej pory nie uwzględnialiśmy w kosztach, może przynieść spore oszczędności dla naszej firmy.