Czy Twoja firma zarabia czy może wychodzi na zero albo przynosi straty? Trudno to powiedzieć, jeśli nie śledzi się dokładnie wydatków i przychodów z każdego miesiąca i nie robi podsumowań przepływów pieniężnych. Brzmi strasznie, ale mam dla Ciebie prosty arkusz, który pomoże Ci obliczyć, czy prowadzenie firmy Ci się opłaca.

Cash flow oznacza właśnie rachunek przepływów pieniężnych. To, co będziemy tu liczyć, nie będzie żadnym urzędowym dokumentem ani niczym takim, ale takim „rachunkiem sumienia”, którego wielu mikroprzedsiębiorców nie robi. Czyli takim sprawdzeniem, czy nasza firma jest na plusie, czy nie wydajemy za dużo, czy nie za dużo wypłacamy sobie jako pensja właściciela.

Czy nie wystarczy spojrzeć na stan firmowego konta? Tak można by pomyśleć, ale stan konta nie mówi wiele o tym, jak radzi sobie firma. Jeśli spojrzę na stan konta koło 20-go dnia miesiąca, będę zadowolona, bo stan wygląda nieźle. Ale to dlatego, że 25-go płaci się podatek VAT i wtedy stan konta drastycznie maleje 🙂 nawet jeśli nie płacisz VAT-u, płacisz podatki dochodowe, masz inne zobowiązania, które reguluje się w jakimś konkretnym dniu miesiąca. I właściwie nie ma dobrej pory, żeby sprawdzić stan konta i powiedzieć: ok, to tyle zarobiłem w tym miesiącu.

Dlatego przyda się mój arkusz, który możesz pobrać tutaj: Arkusz cash flow

Jak wypełnić arkusz Cash flow?

W arkuszu zobaczysz prostą tabelkę na 12 miesięcy oraz kolumnę „START”. Ona przyda się szczególnie tym, którzy dopiero startują z własną działalnością, dostali dotację albo wkładają w firmę własne środki i chcą sprawdzić, jak będzie wyglądał bilans np. na koniec roku. Jeśli nie startujesz z firmą, ale prowadzisz działalność jakiś czas, możesz wpisać w kolumnę „START” stan początkowy, np. na początek roku.

Przychody

Wśród przychodów w poszczególne wiersze wpisałam dość ogólnie: sprzedaż usług, sprzedaż produktów, pożyczka i dotacja oraz inne. Możesz zmienić te wiersze dowolnie – jeśli nie bierzesz dotacji, ale np. kredyt, pamiętaj, żeby po stronie wydatków uwzględnić ratę kredytu. Jeśli w Twojej firmie pojawiają się zyski np. z inwestycji lub lokat, też je uwzględnij po stronie przychodów.

Wskazówka: do notowania dokładnych przychodów freelancera używam mojego arkusza zleceń, który pobierzesz TUTAJ razem z arkuszem Cash flow.

Wydatki

Po stronie wydatków zapisałam kilka propozycji częstych wydatków, jakie pojawiają się w jednoosobowej działalności. Na początku działania firmy to zwykle duże wydatki na komputer, stanowisko pracy, oprogramowanie, stworzenie strony www, materiały reklamowe itp. Potem wydatki są inne – może pojawić się np. reklama na Facebooku czy w Google, abonamenty za dostęp do jakichś narzędzi internetowych (choć te można wpisać jako oprogramowanie), być może czynsz za wynajęcie biura. Tutaj także możesz wprowadzić swoje modyfikacje, według potrzeb.

Jak pewnie zauważysz, po stronie wydatków pojawia się „pensja właściciela”. Nie wiem, czy wypłacasz sobie pensję w swoim biznesie, czy po prostu wydajesz wszystko, co zostaje Ci na koncie, ale z perspektywy przedsiębiorcy z kilkuletnim stażem muszę Ci powiedzieć, że lepiej jest wypłacać sobie pensję niż po prostu wydawać wszystko.

Suma przychodów i suma wydatków

Tego wyjaśniać nie trzeba – sumy liczą się osobno dla każdego miesiąca. Czarno na białym widzisz, ile zarobiłeś, a ile wydałeś w miesiącu.

Cash flow w tym miesiącu

Tu zaczyna się to, co najlepsze, czyli bilans. Cash flow w tym miesiącu – w tym wierszu zobaczysz różnicę między przychodami i wydatkami. Dla ułatwienia w moim arkuszu cash flow komórka będzie podświetlać się na ZIELONO jeśli bilans w danym miesiącu masz dodatni lub na CZERWONO, jeśli wydałeś więcej, niż zarobiłeś.

Ogólny bilans

Tu liczymy sumę przychodów i wydatków od początku prowadzenia arkusza. I podobnie jak w poprzednim wersie, tu też są kolory: zielony, gdy bilans wychodzi na plus oraz czerwony, gdy jesteśmy na minusie.

Jeżeli jesteś freelancerem i czytasz ten post, bo czujesz, że przydałoby Ci się trochę strategicznego myślenia o swojej pracy, chciałbyś rozwinąć freelance w dochodowy biznes, to mam dla Ciebie dobrą informację. 4 września rusza kolejna edycja mojego kursu Akademia FreelancerPRO. Zapisz się na listę oczekujących, żeby nie przegapić startu i dostać zniżkę na początek sprzedaży: Wejdź tutaj.

Przykładowo wypełniony arkusz cash flow

W pliku cash flow, który możesz pobrać TUTAJ są dwa arkusze. Pierwszy jest pusty – i tam możesz uzupełniać swoje dane – a drugi jest wypełniony przykładowymi danymi.

Przykład to nowa firma, nazwijmy ją PstrykPstryk.

Właściciel otwiera ją dzięki dotacji, a jego pomysł na biznes jest taki: początkowo będzie świadczył usługi fotograficzne (specjalizuje się w sesjach dziecięcych), a dodatkowo otworzy własny sklep z gadżetami do sesji dziecięcych i innymi akcesoriami fotograficznymi.

Po stronie przychodów na starcie mamy:


Właściciel włożył do firmy swoje 1000 zł oszczędności, a także wziął dotację na założenie firmy w wysokości 15000 złotych. Nie ma jeszcze przychodów ze sprzedaży produktów ani usług, bo nie zaczęliśmy jeszcze działać 🙂 Innych przychodów też nie ma.

Po stronie wydatków na starcie mamy:


Pensji nie ma – na starcie działalności jeszcze właściciel nie wypłacił sobie wynagrodzenia 🙂 Nie ma jeszcze stałych rachunków – telefon, internet, hosting za stronę www będziemy płacić dopiero od stycznia. Są za to inne wydatki, typowe dla startujących firm: materiały biurowe, nowy komputer, oprogramowanie, wyposażenie biura. Za 1000 zł kupiliśmy też trochę towaru na start do sklepu. Niewiele, ale od czegoś trzeba zacząć.

Jako inne wpisujemy 1200 zł wydane na identyfikację wizualną nowej firmy.

Nie wpisuję do wydatków sprzętu foto, bo nasz przedsiębiorczy właściciel nie jest nowicjuszem w branży i ma dużo sprzętu.

Cashflow na starcie

Po podliczeniu przychodów (pochodzących głównie z dotacji) i wydatków, mamy na plusie 2550 zł.

Pierwszy miesiąc działalności – styczeń

W styczniu PstrykPstryk zaczyna działać i od razu pojawiają się pierwsze przychody: 1500 zł. Niewiele, ale to w końcu pierwszy miesiąc działalności! Produkty jeszcze się nie sprzedały, bo sklep dopiero powstaje.

Po stronie wydatków mamy pierwsze stałe koszty: pensja, internet, telefon, hosting. Dodatkowo kolejny 1000 na towar do sklepu. No i składki oraz podatki. Celowo w przykładzie nie wyliczam ich bardzo dokładnie, ale wpisuję przykładowe kwoty – w styczniu to 520 zł, mniej więcej tyle wynosi składka tzw. „mały ZUS”.

Cashflow w styczniu wychodzi na minusie i to sporym: 2230 zł. No nic, zobaczymy, jak pójdzie PstrykPstrykowi dalej.

Drugi miesiąc działalności – luty

W lutym sesji było więcej, więc udało się zarobić 2200 zł. I pojawiają się pierwsze przychody ze sklepu: 250 zł. Jest nieźle.

Ale są i wydatki: stałe, tak jak w poprzednim miesiącu, oraz dodatkowe. 350 zł wydane na reklamę – właściciel PstrykPstryka dość szybko się zorientował, że bez wydatków na reklamę nie sprzeda nic w swoim sklepie. I są już pierwsze efekty w postaci pierwszych zamówień.

Nieco mniej w tym miesiącu wydano na benzynę, nie było nic, co można zaklasyfikować jako „inne”, ale i tak cash flow jest na czerwono – 640 zł na minusie.

Trzeci miesiąc działalności – marzec

Przychody zwiększają się z miesiąc na miesiąc – więcej za usługi, więcej ze sprzedaży produktów, nie jest źle. A co z wydatkami?

Właściciel stwierdził, że zaciśnie pasa i będzie wypłacał sobie mniejszą pensję, bo widzi, że pieniądze przydadzą mu się na inwestycje (chciałby kupić więcej towaru do sklepu). Zamiast 1800 zł pensji mamy więc 1500 zł. Pozostałe wydatki to tylko koszty stałe i podatki, a więc tym razem cash flow jest na plusie. W firmowej kasie zostało 515 złotych, które w kolejnym miesiącu można wydać na nowy towar lub reklamę.

Ogólny bilans w pierwszym kwartale PstrykPstryka

Jak widzisz w wersie „Ogólny bilans”, w lutym mieliśmy minus. Niewielki, bo 320 złotych, ale to i tak oznaczało, że właściciel musiał dołożyć pieniądze do kasy, żeby mieć na wydatki (nie ujęłam tego w przykładzie, ale w prawdziwym życiu te pieniądze musiałyby się na koncie znaleźć, inaczej właściciel nie mógłby za coś zapłacić).

Potem bilans wrócił do zielonego koloru, czyli jest na plus. Ale niewielki, mimo iż właściciel nie wydawał pieniędzy na nie wiadomo co, nie przesadził z pensją dla siebie (powiedziałabym nawet, że wypłacił sobie bardzo mało).

Kiedy wypełnić swój arkusz cash flow?

Zachęcam Cię do pobrania mojego arkusza i wypełniania go systematycznie, w każdym miesiącu. Możesz wpisywać wydatki i przychody pod koniec miesiąca, a możesz uzupełniać arkusz w trakcie miesiąca, dodając te wydatki, które akurat się pojawiły.

Dobrze jest uzupełnić na przyszłość wszystkie wydatki stałe, żeby mieć świadomość, ile tych stałych zobowiązań mamy co miesiąc. W przypadku PstrykPstryka mamy wydatki na internet, telefon, hosting, składki i pensję właściciela. Przy założeniu, że pensja to skromne 1800 zł, miesięcznie suma wydatków wynosić będzie 2480 zł. To tylko przy założeniu, że nie wydamy nic na nowy towar do sklepu (w końcu jeśli coś się sprzedaje, to trzeba uzupełniać zapasy), na reklamę, nawet na benzynę do samochodu czy papier do drukarki. Każdy taki wydatek to konieczność zarobienia kolejnych złotówek, żeby na koncie było chociaż te 0 złotych, a nie minus 😉

Wiem, że wielu czytelnikom bloga to, o czym tu napisałam, może wydać się banałem i mają takie obliczenia w małym paluszku. Ale wiem też (m.in. z konsultacji, które przeprowadzałam z czytelnikami na Skype w ubiegłym roku), że wiele osób tego nie robi. Nie liczą wydatków i przychodów i nie wiedzą, czy prowadzenie firmy im się tak naprawdę opłaca czy też nie.

Mam prośbę: jeśli pobierzesz mój arkusz cash flow i uznasz, że warto podać ten artykuł dalej – poleć go znajomemu, który też ma firmę. Na pewno Ci za to podziękuje 🙂