Niezależnie od tego, czy pracujesz na swoim na pełen etat, czy tylko dorabiasz np. pracą w domu, mam dzisiaj coś, co na pewno Ci się przyda.

Kiedy pracuje się na etacie, łatwo policzyć, ile się zarabia. Wchodzisz po wypłacie na konto i wszystko jest jasne – przyszedł przelew od pracodawcy. W poprzednim miesiącu zarobiłeś 3000 zł. Łatwo też policzyć stawkę godzinową, za jaką pracujesz (bo w końcu etat to 160 godzin), dokładnie wiesz, ile dostaniesz na urlopie, ile zarabiasz rocznie. Wiesz też, czy zarabiasz tyle samo, co rok temu, czy więcej.

A jeśli jesteś freelancerem, właścicielem firmy albo masz dodatkowe zajęcie, poza etatem? Tu już tak prosto nie jest. Owszem, możesz spojrzeć na stan konta, ale suma wpływów w danym miesiącu nie musi odzwierciedlać tego, co w tym miesiącu zarobiłeś, bo klienci czasem płacą z poślizgiem. Poza tym sprawdzanie stanu konta daje nam obraz obecnego stanu finansów, ale nie mówi nic o tym, czy za miesiąc będziemy mieć z czego żyć.

Jeśli miałabym wymienić jedno narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie bycia freelancerem w żadnej branży, to arkusz zleceń.

Co to jest arkusz zleceń?

W moim wydaniu to zwykły arkusz Excela, w którym notuję wszystkie zlecenia i przychody z różnych innych źródeł. Szczegóły poniżej.

Jak wygląda mój arkusz zleceń?

Gdy zaczynałam pracę na zleceniach, ważne było dla mnie kilka rzeczy: co mam zrobić, dla kogo, ile na tym zarobię, jaki jest termin wykonania zlecenia. Zapisywałam także to, czy klient już mi zapłacił i podliczałam sumę z danego miesiąca. Mój najprostszy arkusz zleceń wygląda tak:

W wierszach po prawej stronie (zrobione i zapłacone) wpisuję „tak” albo „nie”, a arkusz sam zmienia kolor komórki. Dzięki temu jeden rzut oka wystarczy, by zobaczyć, kto jeszcze zalega z płatnościami albo jakie jeszcze zlecenia w danym miesiącu mam do zrobienia.

Poza osobnym arkuszem dla każdego miesiąca, mam też arkusz podsumowujący dla całego roku. Wygląda on tak:

I tu kilka wyjaśnień:

W pierwszej tabelce automatycznie wstawiają się sumy zarobków z poszczególnych arkuszy dla danego miesiąca. W tej chwili są same zera, bo mój wzór jest pusty i czeka na uzupełnienie 🙂 Ale ta tabelka pokazuje, jak rozkładają się nasze zarobki w poszczególnych miesiącach, czy są jakieś gorsze okresy, czy nie ma. Pozwala też wyliczyć średnią na podstawie dłuższych (np. rocznych) obserwacji.

Tabelka „Porównanie rok do roku” nie w całości uzupełnia się automatycznie. Dane za ten rok tak, na podstawie arkuszy miesięcznych, ale dane za poprzedni trzeba uzupełnić samodzielnie. Dzięki zestawieniu danych za kolejne lata obok siebie, możemy zauważyć, czy zarabiamy w tym roku tyle samo, co w poprzednim, mniej czy więcej.

Tabelka „Wzrost/spadek o…” liczy procentowy wzrost lub spadek zarobków z roku na rok. Na podstawie uzupełnionego przeze mnie przykładu możemy zobaczyć, że zarobki w styczniu 2016 roku były większe o 57% niż w 2015, a z kolei w 2017 zarobki wzrosły o 112% w porównaniu do 2016 roku.

Obecnie korzystam z bardziej rozbudowanego wzoru, bo uwzględniam nie tylko zlecenia, ale też przychody z blogów i własnych produktów i sprawdzam ich udział procentowy, ale na początek taki prosty arkusz będzie w sam raz.

Pobierz mój WZÓR ARKUSZA ZLECEŃ – kliknij tutaj

Dlaczego warto prowadzić arkusz zleceń?

Częściowo powiedziałam o tym już wyżej, ale zbierzmy wszystko w punktach do kupy. Co daje prowadzenie arkusza zleceń i dlaczego nie wyobrażam sobie pracy bez niego?

Możesz planować wydatki

Zarówno te mniejsze, w skali miesiąca, jak i te większe, np. wyjazd na wakacje. Nie zapisując sobie comiesięcznych dochodów nie wiedziałabym, ile tak naprawdę zarabiam, ile mogę odłożyć i czy mogę sobie pozwolić na wakacje lub większy wydatek, czy też nie.

Wiesz, ile zarabiasz miesięcznie, rocznie

Można to sprawdzić też na rocznym zeznaniu podatkowym, ale ja wolę notować zarobki co miesiąc, żeby móc sobie policzyć np. średnią miesięczną w danym półroczu czy roku. Po co? A tak, dla własnej satysfakcji, żeby wiedzieć, czy freelance opłaca mi się bardziej niż etat.

Wiesz, czy idziesz do przodu, czy się rozwijasz, czy zarabiasz coraz więcej

W tym pomagają zestawienia miesięczne i roczne oraz porównanie zarobków rok do roku. Nie prowadząc arkusza zleceń nie wiedziałabym, czy idę do przodu. Dzięki regularnemu notowaniu przychodów wiem, że od kiedy wydałam pierwszą książkę („Proste drinki”), moje przychody zwiększyły się już na stałe, po wprowadzeniu do sprzedaży akcesoriów do drinków, wzrost był jeszcze większy, podobnie jak w kolejnym roku, gdy ukazała się moja druga książka „Zostań freelancerem”. A przecież wcale nie pracuję więcej czy ciężej, pracuję tyle samo co wcześniej.

Potrafisz wskazać klientów, którzy przynoszą Ci najwięcej zysku i zlecenia, które są kulą u nogi

Zgodnie z zasadą Pareto, 20% naszych klientów zwykle odpowiada za 80% zarobków i odwrotnie. U mnie nie zawsze ta reguła ma zastosowanie, ale dzięki temu, że regularnie prowadzę arkusze zleceń, mogłam zauważyć, które zlecenia z czasem przestają mi się opłacać. Wiadomo, że jak każdy początkujący zaczynałam od prostych zleceń i zdobyłam kilku stałych klientów, którzy zlecali mi np. opisy produktów do sklepów internetowych. Tylko że z czasem zauważyłam, że właśnie te zlecenia są dla mnie kulą u nogi, bo wymagają dużo czasu, a przynoszą małe zyski. I zrezygnowałam z nich, przeznaczając czas na co innego. Z perspektywy czasu wiem, że to była dobra decyzja, inaczej stałabym w miejscu.

Możesz porównać różne źródła dochodu i ich udział procentowy

Od dłuższego czasu moje źródła dochodu są zróżnicowane – zlecenia, książka, sklep „drinkowy”, blogi… Zaczęłam liczyć udział procentowy tych zleceń w moim miesięcznym przychodzie. Dzięki temu mam jasny obraz tego, jak dużo znaczą dla mnie przychody ze zleceń, a jak dużo te z bloga i własnych produktów. I wiem, że zdecydowanie warto postawić na produkty 🙂

Możesz wyliczyć średnią stawkę za godzinę

Tu przyda się dodatkowe notowanie czasu pracy, a mnie nie bardzo chce się to robić 🙂 Mój mąż notuje czas pracy skrupulatnie i wie, jaką ma stawkę za godzinę pracy. To się przydaje potem też przy wycenianiu kolejnych zleceń dla nowych klientów.

Łatwiej kontrolować, czy masz dużo pracy w danym miesiącu

Jak mój arkusz ma dużo wierszy, widzę, że mam w danym miesiącu masę pracy i nie ma mowy o swobodnym wyjściu np. na kawę z koleżanką w środku dnia czy do parku ze Spacją. A jeśli zleceń jest mniej, wiadomo, że nie ma się co tak spieszyć i można więcej czasu poświęcić na inne rzeczy.

Łatwiej kontrolować, czy wszyscy kontrahenci Ci zapłacili

Ta funkcja mojego arkusza zleceń bardzo mi się przydała. Dzięki temu, że zalegający kontrahenci zaznaczają mi się na czerwono, nawet po kilku miesiącach mogę zerknąć w arkusz i zobaczyć, że jakieś zlecenie nie zostało jeszcze opłacone.

Można sprawdzić, czy w naszej branży są gorsze i lepsze okresy

Zestawienie przychodów z kolejnych miesięcy, rok do roku, jest bardzo przydatne, bo pozwala sprawdzić, czy w naszej branży jest jakaś sezonowość. Oczywiście potrzeba do tego kilku lat pracy, żeby zauważyć regułę, ale gdy już się ją widzi, łatwiej planować pracę i inne obowiązki. U mnie na przykład dała się zauważyć prawidłowość: latem jest mniej pracy, a w październiku i listopadzie nie wiadomo, w co ręce włożyć. Od kiedy sprzedaję zestawy prezentowe, widzę ogromny wzrost zarobków w grudniu (bo jest Gwiazdka). Dlatego wiem już, że w moim przypadku urlop w październiku, listopadzie i grudniu to raczej średni pomysł, lepiej jechać na wakacje latem.

Można szybko odszukać nazwy naszych dotychczasowych klientów

Gdy pracuje się dla wielu klientów, którzy przychodzą i odchodzą, po jakimś czasie nie pamiętasz już, co i dla kogo robiłeś, jeśli nigdzie tego nie notujesz.  A warto czasem przypomnieć się starym klientom, np. gdy nie mamy zleceń albo chcemy wprowadzić nową usługę, która zainteresuje naszych dawnych klientów. W arkuszu zleceń mamy nazwy klientów, wiemy, kiedy z nimi współpracowaliśmy i łatwiej odświeżyć te kontakty.

Podziel się swoim patentem

Ciekawa jestem, w jakiej formie Ty notujesz swoje zlecenia i zarobki. Na Facebooku wymienialiście (poza Excelem) Trello, Asanę i notowanie w prostym, papierowym notesie 🙂 Rozwiązania „papierowe” jakoś do mnie nie przemawiają, sprawdzają się tylko do zapisania listy zadań na ten tydzień/miesiąc, ale na pewno nie do sumowania zarobków.

Liczę na Wasze komentarze i podpowiedzi, w jakiej formie najlepiej prowadzić (i czy w ogóle prowadzicie) takie spisy zleceń i zarobków.

Pobierz mój WZÓR ARKUSZA ZLECEŃ – kliknij tutaj